Cobrar por cancelar una reserva en hostelería: ¿es legal?

Hay diferentes razones por las que se puede llevar a cabo una cancelación de reserva en un restaurante. Como establecimiento comercial es importante saber qué hacer en estos casos actualmente.

En fechas en las que disfrutamos de una mayor demanda de la clientela, es probable que las cancelaciones de reservas se den más a menudo. Así que conviene saber cómo manejar estos casos de la mejor forma.

Por ello, hemos elaborado un artículo con todo lo que necesitas saber a la hora de proceder tras la cancelación de una reserva. Exploramos qué nos dice la normativa en estos casos, y lo más importante: si es legal cobrar por esto o no. Un caluroso debate, sin duda, en las redes sociales.

Situación actual: ¿puedo cobrar si cancelan una reserva en mi restaurante?

Actualmente, una de las mayores dudas en la gestión de restaurantes es la de si cobrar o no la cancelación de reservas. Legalmente se puede cobrar cuando ocurren este tipo de circunstancias y sobre todo se aconseja hacerlo para no generar pérdidas en el establecimiento.

Si bien es legal cobrar por una cancelación, hay ciertos casos en donde se tiene que hacer un reembolso al cliente que reservó pero no pudo asistir a la reserva. Te lo contamos en detalle más adelante.

El ente regulador que tiene la última palabra en estos casos es la Organización de Consumidores y Usuarios (OCU). Esta organización debería respaldarte a la hora de saber si cobrar o no una cancelación.

¿Qué dice la OCU?

Tomando en cuenta lo que dice la OCU con respecto a la cancelación de reservas, los restaurantes pueden cobrar un monto al suceder esta cancelación. Sin embargo, hay ciertas condiciones que aplican a la hora de hacerlo.

En la actualidad, según esta Organización de Consumidores y Usuarios, hay situaciones específicas en las que el cliente puede y debe solicitar un reembolso total de la reserva. Estos son los casos en los que aplicaría esta forma:

• El cliente puede pedir un reembolso de la totalidad de la reserva cuando no puede asistir por casos de fuerza mayor como enfermedades graves.
• Si el cliente tiene coronavirus el día de la reserva, puede pedir reembolso al restaurante.
• El restaurante debe reembolsar la reserva cuando la situación de fuerza mayor esté justificada.
• Si el cliente es contacto directo de alguna persona con coronavirus, está en su derecho de pedir el reembolso total de su reserva.

Estas son las situaciones a tomar en cuenta que publicó la OCU en su última nota de prensa con respecto a la cancelación de reservas. Como restaurante, se está en la obligación de seguir estas directrices.

Situación actual

Últimamente, los restaurantes están cobrando las reservas de manera anticipada y es totalmente legal. Sin embargo, también lo es reembolsar la reserva en la factura final del consumo una vez que el cliente la haya usado y pagado la cuenta.

En cuanto a la cancelación de reservas, los restaurantes en la actualidad tienen una política de pago anticipado que les reduce las pérdidas. Lo normal es cobrar un anticipo en la reserva por comensal que ronda los 10 euros. En otros casos se puede retener el número de tarjeta de débito o crédito hasta que la reserva sea usada.

Esto se hace para cobrar la reserva en caso de que los comensales no aparezcan el día pautado y así evitar pérdidas. Pero, ¿qué es lo que podrías hacer como restaurante para evitar cancelación de reservas? Hemos hecho una lista de algunas de las acciones que puedes llevar a cabo para evitarlas:

• Establecer un monto fijo para retener por comensal cuando el cliente haga la reserva. Esto de alguna forma evitará que se hagan reservas a la ligera y que los comensales realmente asistan.
• Asegurarse de que el cliente acepte las condiciones en el caso de que cancele su reserva.
• Establecer las condiciones claras al momento de que el cliente haga la reserva. Cuestiones como el tiempo máximo en que se puede cancelar sin costos. También se deben tomar en cuenta las decisiones a última hora de reducción o aumento de comensales por reserva.

Lo mejor al gestionar la cancelación de reservas es evitar que se den. Por ello, sería ideal seguir los consejos de arriba. En conclusión, lo que se quiere es que tanto el cliente como el establecimiento tengan una buena experiencia y, sobre todo, que se genere la mínima cantidad de pérdida posible.