Cómo llevar la contabilidad de un restaurante en Excel

Ante la necesidad de gestionar nuestros negocios, siempre estamos en la búsqueda de métodos y consejos que nos hagan la vida más fácil. Por ejemplo: Cómo llevar la contabilidad de un restaurante en Excel.

Excel o cualquier otro software para hacer hojas de cálculo, puede parecer un poco intimidante, sobre todo para quienes no tenemos la costumbre de utilizarlo en nuestro día a día.

Sin embargo, descubrir su potencial requiere un poco de práctica y empeño.

¿Qué ganas con esto? Contar con una de las mejores herramientas para gestionar tu restaurante y llevar el control de diversos aspectos, sin complicaciones y de forma centralizada.

Continúa leyendo y descubre cómo llevar la contabilidad de un restaurante en Excel, gestionar tus inventarios y gerenciar tu negocio como todo un profesional.

Claves para llevar la contabilidad de un restaurante en Excel

Son diversas las soluciones que podemos llevar, más allá de la contabilidad.

Por ejemplo, puedes controlar tus inventarios, lo que te ayudará a mantener tu stock al punto necesario y hacer la rotación necesaria de cada ingrediente, asegurando que cada platillo se prepare con lo mejor que tienes en tu restaurante.

¿Tienes algo de temor? ¿Sientes que no encuentras el botón de inicio? No te preocupes, veamos las claves que debes tener muy claras antes de encender el ordenador y hagas clic sobre el icono de Excel.

Clave 1: Aclara el presente

Antes de rellenar la primera celda de Excel, te recomendamos definir tu actualidad, es decir, recabar y tener a mano todos los datos que utilizarás a lo largo de tu proceso de gestión del restaurante.

¿Cuáles son esos datos? Estos son algunos de ellos:

• Proveedores actuales 
• Inversión en materia prima
• Presupuesto de gastos
• Nómina de empleados
• En caso de que las utilices, comisiones y esquemas de pago
• Presupuesto para servicios fijos y variables
• Reserva para gastos inesperados
• Deudas acumuladas y previsión de gastos

Con esos datos claros y a la mano, comenzarás a pensar cómo llevar la contabilidad de un restaurante en Excel.

Clave 2: Controla a diario

Si estás en camino de aprender cómo llevar la contabilidad de un restaurante en Excel, lo primero que debes tener claro es que debes controlar tu día a día.

Es decir, tienes que llevar el control -detallado- de todo lo que entra y sale de tu caja.

Cada entrada y salida debe tener una razón. De esta forma, tendrás la información necesaria para identificar las oportunidades de mejora y crecimiento de tu local.

Clave 3: ¿Nóminas? ¡A día, por favor!

La previsión de gastos debe contemplar cada una de las salidas fijas o variables de tu restaurante.

Uno de los más importantes es la nómina.

La forma correcta de gestionar la nómina es tener identificado a cada trabajador, el sueldo que le debes pagar, el esquema de comisiones o pagos variables.

Además, es ideal conocer fecha de ingreso, cargo y funciones de cada una de las personas que forman parte de tu restaurante.

No esperes la fecha de pago para procesar tu nómina, lo debes hacer con antelación para conocer -lo antes posible- si necesitas hacer alguna provisión especial.

Clave 4: Horario de contabilidad

El peor error que puedes cometer es dejar que el trabajo se acumule.

Establece un día para hacer la contabilidad. Procura respetar ese horario y mantén toda la información al día.

Además, durante ese día de contabilidad, podrás organizar y programar pagos a proveedores, servicios y nómina, entre otros, teniendo todo adelantado para evitar apresurarse al último momento.

Clave 5: Facturas digitalizadas es mejor

Las facturas de un restaurante pueden ser muchísimas, proveedores de pago semanal, quincenal, mensuales, servicios, reparaciones, servicios, todo debe estar al día y organizado.

Lo ideal es digitalizar las facturas, mantenerlas en un sistema que te brinde la oportunidad de analizar los cambios y poderlos utilizar como datos para próximas temporadas.

Recuerda que unos céntimos de más en un ingrediente que utilizas a diario significa más de lo que piensas ¿No sería bueno tener previsión para esos incrementos estacionales?

Digitaliza tus facturas y tendrás lo necesario para ver el futuro mientras miras al pasado.

Tipos de Excel que necesitas conocer

Con estas cinco claves, estamos seguros de que tendrás -a mano- toda la información que necesitas para llevar la contabilidad de un restaurante en Excel.

Ahora, llega el momento de saber qué puedes hacer en un Excel.

Excel para el análisis de platos

Estudiar las ventas de los platos que tienes en tu menú es saludable para tu restaurante, de esta forma, sabrás los ingredientes que necesitas y cuánto te cuesta cada uno de ellos.

¿Qué debe contener ese Excel? Datos como nombre del plato, coste de preparación, ingredientes necesarios, precio de venta, cantidad de platos vendidos y el margen de ganancia que te está quedando con cada plato.

Para conocer la popularidad de los platos de tu menú, también es recomendable establecer una columna que muestre el porcentaje de ventas de ese plato con respecto a todos los vendidos durante el periodo analizado.

Excel de ingredientes

Los ingredientes que utilizas en tu restaurante son -de forma obvia- uno de los gastos variables de tu restaurante.

Sin embargo, aunque parece mentira, son pocas las veces que se encuentra un dato actualizado de estos gastos en la cocina de un restaurante.

Entonces, no sigas esa tradición y lleva un control de cada uno de los ingredientes que empleas en tu restaurante, gasto mensual, frecuencia de compras y el proveedor del mismo.

Con ese registro, será más fácil decidir cuándo y cuánto debe aumentar un plato de tu menú,

Excel de nómina

Como te indicamos con anterioridad, debes llevar un registro de la nómina. ¿Qué mejor que un Excel para hacerlo?

Asegúrate de tener celdas con datos como nombre del trabajador, cargo, sueldo fijo, sueldo variable, comisiones o cualquier otro concepto de pago que tengas que honrar a cada persona.

En una hoja aparte, es ideal que tengas una previsión con los incrementos de personalidad que necesitarás según los momentos especiales del año, por ejemplo: verano, navidad, fiestas y cualquier otra temporada que tengas identificada como mayor afluencia.

Excel de salsas y previos

Para la preparación de tus platos necesitas bases, salsas y algunos preparados previos cuyos gastos no se incluyen en el Excel de platos.

En este caso, debes contar con un espacio espacial para calcular los costes de estos preparados.

En este Excel debes incluir el ingrediente, familia de alimentos a la que pertenece, cantidad que se consume, platos a los que se destina, costes de elaboración y la cantidad que se prepara: litros, kilos, etc.

Excel para consumibles

Los consumibles de tu restaurante también necesitan un Excel especial y debes elaborarlo para tener todo controlado.

¿Cuáles son esos consumibles? Servilletas, productos de limpieza, manteles, envases para llevar, bolsas, uniformes, todo lo que se consume en tu restaurante para que funcione sin problemas.

En ese Excel debes incluir el tipo de productos, frecuencia con la que se utiliza, cantidad a comprar, frecuencia de compra, costes, proveedor y productos que podrían servir como sustitutos.

Es importante que incluyas los datos del proveedor de confianza para cada uno de los consumibles.

Con estos Excel, estamos seguros de que llevar la contabilidad de tu restaurante, y un control sobre los ingresos y egresos de tu negocio será muy sencillo.

Como última recomendación, si estás buscando un proveedor, te invitamos a visitar nuestra tienda online: Monouso, donde encontrarás todo lo necesario para que funcione tu restaurante.