Contabilidad para un bar: guía para principiantes

¿Quieres aprender a llevar la contabilidad para un bar? A lo largo de esta entrada te daremos algunos consejos que te permitirán manejar correctamente las finanzas de tu empresa hostelera.

En la actualidad, son muchos los hosteleros que deciden llevar el control de las finanzas de su negocio por su propia cuenta. Una tarea que puede ser compleja al principio, pero a la larga termina siendo un camino que te permite estar siempre al tanto de cómo evoluciona tu negocio, y por tanto, podrás tomar decisiones rápidas para corregir malos rumbos.

Si quieres aprender más sobre finanzas para restaurantes y bares no te pierdas esta pequeña guía que hemos confeccionado para ti.

¿Por qué necesitas aprender contabilidad para un bar?

Como empresario de restauración necesitas saber acerca del control contable porque solo tú sabes qué tan lejos quieres llegar con tu negocio. Se trata de saber cuidar el patrimonio que con tanto esfuerzo consolidaste en un mercado tan competitivo.

Justo por eso, necesitas saber administrar tu balance final. De esta forma, podrás generar un margen de beneficios superior al promedio y mantener la rentabilidad de tu local a flote, sin importar las variabilidades del mercado.

Debes aprender a mantener un control preciso de los ingresos, gastos operativos, uso de la mercancía, costes laborales, etc. En fin, contabilizar correctamente cada moneda que entre o salga de tu negocio te permitirá diseñar una estrategia comercial flexible. Y de esta forma, asegurar la sustentabilidad y longevidad de tu establecimiento.

¿Cómo se lleva la contabilidad de un bar?

Te presentamos 7 consejos generales que debes tener presente para llevar las finanzas de un bar de manera correcta:

1. Implanta programas para llevar las finanzas

Llevar la contabilidad para un bar pequeño o grande es un reto hasta para los especialistas en el área contable. Es por eso que necesitas armarte con las herramientas tecnológicas que están a disposición de los empresarios de hostelería.

Hoy en día existen softwares de previsiones y finanzas que pueden ayudarte en esta tarea tan importante. Solo debes asegurarte de elegir uno compatible con cualquier programa de facturación para bares y restaurantes.

Este sistema es apropiado para llevar la contabilidad de tu negocio hostelero, automatizar el flujo de caja, las propinas, facturas y el dinero en efectivo. También, sirve para gestionar de forma correcta los perdidos online y recolectar datos de tus clientes potenciales.

2. Haz un control contable periódicamente

Es importante no dejar todo para último minuto, especialmente cuando se trata del control contable de tu negocio. Lo apropiado es hacer la contabilidad para un bar periódicamente, sin que exista mucho intervalo de tiempo entre una supervisión y otra.

Te recomendamos hacer las finanzas por semanas y de manera periódica, asegurándote que no se acumule el trabajo. De esta manera, podrás comparar los periodos de ventas por semanas y determinar cuáles fueron las más fructíferas. De esta manera, puedes corregir alguna mala tendencia cuando está empezando.

Asegúrate de crear el hábito de hacerlo de esta manera para que puedas tener las finanzas de tu negocio bajo control. Incluso, así podrás crear un plan de acción a tiempo, en caso de detectar una posible crisis financiera.

3. Revisa la contabilidad sobre la base devengada

Te recomendamos revisar la contabilidad para un bar sobre la base devengada y no a base del efectivo. Esto te permitirá llevar un control exacto que reducirá las probabilidades de cometer algún error en alguna cifra.

Ten en cuenta que necesitas comprobar los apuntes desde el momento que se hace el pago y no cuando se hace efectivo. Esta es la forma recomendada para obtener una imagen fiel de los verdaderos ingresos y gastos de tu negocio hostelero.

Recuerda que, en la mayoría de los casos, la contabilidad en efectivo es propensa a errores, especialmente si no se cuenta con un sistema automatizado en el negocio. Así que evítate dolores de cabeza a fututo.

4. Ten las nóminas al día

Asegúrate de tener las nóminas al día. Preferiblemente especificadas por área, según cada miembro del equipo que trabaja en tu negocio, sea gerente, cocinero, o personal de mesas, barras y limpieza; etc.

La especificación por área te ayudará a llevar un control asertivo del sueldo devengado por cada empleado, según su cargo. Así se reducirán las probabilidades de cometer errores que molesten a los miembros del equipo, o perjudiquen al restaurante.

Esta es una forma de llevar un control exacto de lo que se gasta en personal mensualmente. Aunque, si cuentas con un sistema contable para restaurantes, será mucho más sencillo llevar estas variables de nómina.

5. Lleva una administración y control de costes diario

Puede que contratar ayuda de especialistas en la materia implique una inversión extra. Sin embargo, estamos seguros que es una inversión que vale la pena, porque te ayudarán a entender mejor las finanzas de tu empresa y también a tener todo al día.

También te recomendamos comprar equipos e instalaciones eficientes y de bajo consumo energético. De esta manera podrás ahorrar considerablemente, hasta el punto de mantener a raya el control contable.

Esta es una inversión inteligente porque te ayuda a ahorrar costes a medio y largo plazo. Por lo tanto, todos los recursos en los que inviertas serán recuperados en menos tiempo de lo que imaginas, y eso siempre se traducirá en ganancias.   

6. Contrata a un equipo calificado

El trabajo contable no necesariamente debe estar siempre bajos tus hombros. Para aliviar un poco la carga puedes contratar a un equipo especialista en finanzas del sector hostelero, uno que te aporte ayuda real.

La gestoría en sistemas contables para locales hosteleros es necesaria para ayudarte a interpretar aspectos importantes en tus finanzas. Eso sí, recuerda que es una ayuda extra que vas a tener, no significa que vas a desligarte por completo del trabajo contable.

Es necesario supervisar todo el trabajo e intentar familiarizarte rápido con aquello que no comprendas. De manera que sea fácil para ti estar al corriente de toda la contabilidad de tu empresa de hostelería.

7. Comprueba los movimientos de tus tarjetas de crédito

Es estrictamente necesario que lleves un control de los movimientos de tus tarjetas de crédito y lo compares con tu saldo bancario total. Este constante control te permitirá saber que estás consumiendo un saldo conciliado, es decir, saldo no deudor.

Necesitas hacer esta revisión constantemente, por lo menos dos veces al mes, según tu nivel de consumo. Eso te evitará sustos a final de año y también te ahorrará la abrumadora tarea de hacer una revisión muy extensa durante las tareas de contabilidad para un bar.

Lo importante en este punto, es que te asegures de no gastar más de lo que ganas mensual o anualmente en tu negocio. De manera que lleves un control contable exacto y eficiente, que no te lleve a la quiebra.

Pero, ¿por dónde comenzar con las finanzas de tu negocio?

No te preocupes si aún no tienes claro por dónde debes comenzar el trabajo contable de tu empresa gastronómica, ya que te lo explicaremos a continuación.

Para empezar, debes hacer un seguimiento de tus finanzas. Eso quiere decir que necesitas compilar un documento con el estado de pérdidas y ganancias de tu empresa hostelera, lo mejor detallado posible.

Eso puedes hacerlo en un papel, libro contable, hoja de cálculo digital o en un programa especializado. Con este estado, podrás identificar la rentabilidad de tu negocio durante un lapso de tiempo determinado.

Te aconsejamos hacer tus declaraciones de pérdidas y ganancias en un ciclo de 4 semanas y 28 días. De esta manera, retendrás la misma cantidad de días en cada registro y será más fácil hacer comparaciones entre distintos periodos.

¿Qué información poner en tu estado de ganancias y pérdidas?

Prácticamente, lo que necesitas apuntar en tu balance de ganancias y pérdidas mensual son las siguientes variables:

Ventas

Asegúrate de anexar en tu estado de ganancias y pérdidas un registro del dinero destinado a la caja, resultado de la comida y bebida que sirves en tu negocio. Es importante verificar las cifras para reducir el margen de errores. 

Coste de alimentos y suministros para el servicio

Se trata de agregar las cifras exactas de lo que gastas en productos y consumibles non food (como envases para llevar o bolsas para hostelería). Esos que te permiten responder a las demandas del menú y el servicio que ofreces en tu empresa y te ayudan a mantenerte en el mercado.

Costes laborales

En tu estado de ganancias y pérdidas para llevar la contabilidad para un bar también debes anexar lo que gastas en el pago a tus empleados. Puedes colocar una cifra que englobe el gasto total de nómina, o una declaración sectorizada y más detallada.

Costes fijos

Apunta la cantidad de dinero que gastas en alquiler, servicios públicos y la eliminación de desechos. A estos los llamamos costes fijos, ya que mensualmente debes agregarlos a tu estado de ganancias y pérdidas.

Costos misceláneos o únicos

En la contabilidad se conocen como gastos misceláneos a aquellos pagos que son ocasionales. Es decir, cualquier cosa en la que debas invertir dinero irregularmente, como, por ejemplo, en la reparación de una cafetera que se ha estropeado.

En conclusión, llevar la contabilidad para un bar puede ser un reto bastante grande. Así que hazlo con responsabilidad, compromiso y no olvides pedir ayuda de alguien experto cuando sea necesario.