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C贸mo controlar el inventario de un restaurante: Los mejores consejos

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Para controlar el inventario de un restaurante, de un bar, cafeter铆a o restaurante es elemental establecer un protocolo de acci贸n y seguirlo. Su misi贸n ser谩 ayudarte a mantener todo en orden,  asegurando simult谩neamente un buen sistema de higiene y seguridad.

Si quieres descubrir todo lo que preparamos para ti, solo 隆sigue leyendo! Aprender谩s a controlar el inventario de un restaurante. 隆Vamos!

6 consejos efectivos para controlar el inventario de un restaurante

A continuaci贸n, te ofreceremos algunos tips que te ayudar谩n a mantener el control de inventarios restaurante deforma f谩cil y eficaz:

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1. Mant茅n tu stock ordenado

Lo primero que necesitas hacer es mantener todo tu inventario ordenado, de forma que sea m谩s f谩cil para tus empleados llevar un control exacto. Para eso, recomendamos contar con un mobiliario que pueda ayudarte a almacenar los alimentos y mantenerlos bien conservados.

Algunas ideas que pueden funcionar en la cocina de tu restaurante son:

  • Instalar anaqueles de varios niveles para almacenar los alimentos y conservarlos en  buen estado.
  • Instalar un frigor铆fico industrial y un congelador para almacenar los alimentos que requieran refrigeraci贸n.  
  • Dedica un espacio exclusivo para las bebidas como refrescos, vinos, licores; etc.
  • Dedica un espacio exclusivo para los art铆culos de limpieza, especialmente porque estos no deben estar en el mismo sitio que los alimentos.

2. Inspecciona tus entradas y salidas diariamente

Es importante que inspecciones tu inventario diariamente, para evitar el tener que realizar compras esenciales de 煤ltimo minuto. Adem谩s, ten en cuenta que estas compras pueden resultar m谩s costosas de lo normal. En este caso, pon especial cuidado a los siguientes aspectos para hacer un inventario de cocina exitoso:

  • Los alimentos perecederos deben ser comprados a diario.
  • Los alimentos no perecederos (enlatados) deben ser comprados semanalmente o mensualmente, todo depender谩 del volumen de salida.

Otro aspecto que debes cuidar es el registro del comportamiento de las entradas y las salidas. Todo esto, con el objetivo de controlar y dejar constancia de los art铆culos y cantidades actuales, a帽adiendo las compras y las salidas. Utiliza esta f贸rmula para mantenerlo actualizado en todo momento:

(Inventario Inicial + Compras) 鈥 Inventario Final = Inventario Usado (IU)

A trav茅s del IU podr谩s definir las cantidades necesarias de cada art铆culo que necesitar谩 tu restaurante durante una semana. Tambi茅n, te ayudar谩 a verificar los cambios que se generan durante el funcionamiento del negocio.

3. Apr贸piate de la regla 鈥淧rimera entrada, primera salida (PEPS)鈥

Se trata de acomodar los productos seg煤n su fecha de caducidad, para tener siempre a la mano aquellos con fecha m谩s cercana. As铆, estar谩s optimizando su uso de acuerdo a su tiempo y forma.

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Aquellos alimentos con una vida 煤til m谩s larga pueden ser almacenados con confianza, mientras que aquellos con un plazo de validez inmediato deben ser utilizados con prioridad.

4. Reduce el desperdicio de alimentos

Por si no lo sab铆as, el desperdicio de alimentos puede influir de forma significativa en la rentabilidad de tu restaurante, bar o cafeter铆a. Es debido a que esto solo genera p茅rdidas de  dinero mensual/anual. Algunas recomendaciones que queremos darte para que evites lidiar con estas p茅rdidas son:

  • Procura que los alimentos est茅n a una temperatura acorde para asegurar que se conserven en buen estado.   
  • Ponte al d铆a con las fechas de vencimiento de los alimentos, procurando usar primero los que est谩n m谩s pr贸ximos a vencerse. Tal como te lo hemos explicado en el segmento anterior.
  • Contrata proveedores que te garanticen calidad y frescura en toda la mercanc铆a.
  • Usa la cantidad de ingredientes ajustada a las recetas, ya que los excesos provocan desperdicios innecesarios.

4. Establece protocolos de higiene y seguridad

Es importante establecer protocolos de higiene y seguridad para garantizar que tu inventario se mantenga libre de hormigas, cucarachas, roedores; etc. En este punto te recomendamos lo siguiente:

  • Evita la acumulaci贸n de basura.
  • Contrata empresas que sean expertas en fumigaci贸n.     
  • Funda un protocolo de seguridad donde  pocas  personas tengan acceso al inventario.
  • Instala c谩maras de seguridad para prevenir y vigilar conductas inapropiadas por parte del personal.

5. Apuesta por un m贸dulo de inventario

Actualmente, muchos negocios de hosteler铆a est谩n apostando por el uso de la tecnolog铆a para ser m谩s eficientes en sus servicios. Por eso te recomendamos poner en pr谩ctica el uso de software de gesti贸n para controlar el inventario de forma automatizada.

Una buena herramienta es 鈥淧ractisis鈥, que cuenta con un m贸dulo de inventario para administrar eficientemente el stock de tu restaurante. Con Practisis podr谩s:

  • Gestionar tu inventario y costo con recetas de forma  f谩cil y r谩pida.
  • Contar con sistemas de inventario f铆sico.
  • Hacer transferencias, todo tipo de 贸rdenes de compras, cardex y m谩s.

6. Elige un horario

Lo m谩s recomendable es determinar un horario para dedicarte a esta tarea que est茅 fuera de las horas picos. Preferiblemente, antes o despu茅s de finalizar la jornada de atenci贸n a los clientes.

Esta buena pr谩ctica no solo te ayudar谩 a mantener actualizado el inventario, tambi茅n te ayudar谩 a mantener actualizada de forma exacta la informaci贸n sobre los requerimientos en materiales, alimentos y recursos que necesitan para que el restaurante est茅 operativo. Adem谩s, es necesario que realices este proceso de forma regular. Lo aconsejable, es que lo pongas en marcha cada semana, y analices la informaci贸n cada mes.

驴Por qu茅 necesito controlar el inventario de mi restaurante?

Un buen inventario puede ofrecerte grandes beneficios dentro de tu restaurante y aqu铆 te  detallaremos algunos:

  • Te permitir谩 mantener todos tus productos en perfecto orden.
  • Conocer谩s con mayor exactitud cu谩les son las preferencias de tus comensales.
  • Descubrir谩s los aciertos y desaciertos en el manejo del inventario.
  • Sabr谩s identificar a tiempo cu谩ndo necesitas hacer un nuevo encargo de mercanc铆a.
  • Tus empleados podr谩n llevar a cabo sus funciones sin problemas, ya que siempre tendr谩n todo a la mano.
  • Se minimizan las posibilidades de hurtos por parte de alg煤n empleado con malas costumbres.
  • Al saber en qu茅 sitio se encuentra cada cosa, se optimiza el tiempo de trabajo de los empleados.   
  • Evitar谩s las compras costosas de 煤ltimo minuto.
  • Podr谩s administrar mejor tu inventario, de forma que evitar谩s que los productos caduquen en la despensa de tu cocina.
  • Podr谩s saber exactamente cu谩les alimentos se consumen en mayor cantidad.

Inventario de un bar 驴Por qu茅 es importante y por d贸nde comenzar?

Si tu restaurante tiene un bar, tambi茅n debes atender esta 谩rea. Aunque la mayor铆a lo considera una actividad tediosa, es necesario para mantener el control de inventario del bar de manera eficiente.

El objeto es mantener una barra bien equipada, con alcohol suficiente para atender a todos los clientes y sus gustos. Tambi茅n, para conocer si el desempe帽o de las finanzas de tu bar marchan bien, qu茅 tantas p茅rdidas se generan en un periodo determinado, costo de los productos, preferencias de los clientes y stock m铆nimo:

  • Existencia al momento de iniciar el inventario.
  • Existencia a final del mes, luego de haber hecho el inventario.
  • Existencia de entradas y salidas durante este periodo.

Una vez hayas llegado a este punto, pon en pr谩ctica la f贸rmula del inventario utilizado (Inventario utilizado = (Inventario inicial + Inventario comprado) 鈥 Inventario final) y comp谩ralo con las ventas para conocer las ganancias reales.

C贸mo hacer el inventario de un bar en 7 pasos

Antes de nada, es importante conocer cu谩ntas barras tiene el bar, el almac茅n y el refrigerador. Tambi茅n, el periodo en que se iniciar谩 y se cerrar谩 el inventario:

  1. Hojas de Excel. Hoy d铆a es una herramienta f谩cil, accesible y efectiva para hacer inventarios de bar, no solo para ti, sino para tus empleados. Organiza las hojas por productos y zonas, para facilitar la b煤squeda y retirada de las botellas por orden alfab茅tico.
  2. Comienza por la barra principal. Cuenta las botellas seg煤n su posici贸n en la barra, y luego ve a la hoja de Excel y filtra por orden alfab茅tico, una vez que hayas terminado. En este aspecto debes considerar los datos de tipo de alcohol, marca, tama帽o de la botella, ubicaci贸n del producto (barra, almac茅n o refrigerador).
  3. Establece un m茅todo de conteo. El m谩s sencillo y m谩s utilizado es la forma visual, para saber si la botella est谩 llena, medio lleva, llena una cuarta parte (1/4), o tres cuartas partes (3/4).
  4. Repite el proceso para cada tipo de producto. En este caso, debes aplicar el procedimiento anterior a todos los tipos de licores y bebidas, es decir, vinos, cervezas, refrescos, etc.
  5. Aplica este proceso a cada zona: Si haz comenzado por la barra principal, ahora deber谩s aplicarlo a todos los lugares de almacenamiento que existen. Por ejemplo, otras barras, refrigerador, almac茅n, bodegas, etc.
  6. Suma los totales. Ahora debes sumar los totales por cada categor铆a.
  7. Repite el proceso semanal o cada quince d铆as. As铆 podr谩s conocer un inventario inicial y final, considerando que durante este periodo tambi茅n habr谩n salidas de licor, y nuevas entradas.

Conclusiones generales

Sin duda alguna, las medidas de control en la hosteler铆a se han vuelto claves para asegurar el buen funcionamiento de un bar, restaurante o cafeter铆a. Por esa raz贸n, es  importante que los restauranteros le den la importancia que mecer茅.  Sin importar que la situaci贸n econ贸mica te exija andar de un lado a otro para mantener la rentabilidad de tu restaurante, siempre debes dedicar tiempo al inventario.

No olvides contar siempre de la misma manera, y mantener tus periodos de inventario de forma consistente (semanal, quincenal, mensual). No solo debes guiarte por los m茅todos que te hemos mostrado en este post, ya que existen muchos m谩s. Lo m谩s importante es encontrar el adecuado para tu tipo de negocio.

Hemos llegado al final de este art铆culo sobre c贸mo controlar el inventario de un restaurante, 驴Te pareci贸 煤til esta informaci贸n? 隆Queremos leerte en los comentarios!

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