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Cómo controlar el inventario de un restaurante: Los mejores consejos

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Para controlar el inventario de un restaurante, de un bar, cafetería o restaurante es elemental establecer un protocolo de acción y seguirlo. Su misión será ayudarte a mantener todo en orden,  asegurando simultáneamente un buen sistema de higiene y seguridad.

Si quieres descubrir todo lo que preparamos para ti, solo ¡sigue leyendo! Aprenderás a controlar el inventario de un restaurante. ¡Vamos!

6 consejos efectivos para controlar el inventario de un restaurante

A continuación, te ofreceremos algunos tips que te ayudarán a mantener el control de inventarios restaurante deforma fácil y eficaz:

1. Mantén tu stock ordenado

Lo primero que necesitas hacer es mantener todo tu inventario ordenado, de forma que sea m√°s f√°cil para tus empleados llevar un control exacto. Para eso, recomendamos contar con un mobiliario que pueda ayudarte a almacenar los alimentos y mantenerlos bien conservados.

Algunas ideas que pueden funcionar en la cocina de tu restaurante son:

  • Instalar anaqueles de varios niveles para almacenar los alimentos y conservarlos en¬† buen estado.
  • Instalar un frigor√≠fico industrial y un congelador para almacenar los alimentos que requieran refrigeraci√≥n.
  • Dedica un espacio exclusivo para las bebidas como refrescos, vinos, licores; etc.
  • Dedica un espacio exclusivo para los art√≠culos de limpieza, especialmente porque estos no deben estar en el mismo sitio que los alimentos.

2. Inspecciona tus entradas y salidas diariamente

Es importante que inspecciones tu inventario diariamente, para evitar el tener que realizar compras esenciales de √ļltimo minuto. Adem√°s, ten en cuenta que estas compras pueden resultar m√°s costosas de lo normal. En este caso, pon especial cuidado a los siguientes aspectos para hacer un inventario de cocina exitoso:

  • Los alimentos perecederos deben ser comprados a diario.
  • Los alimentos no perecederos (enlatados) deben ser comprados semanalmente o mensualmente, todo depender√° del volumen de salida.

Otro aspecto que debes cuidar es el registro del comportamiento de las entradas y las salidas. Todo esto, con el objetivo de controlar y dejar constancia de los art√≠culos y cantidades actuales, a√Īadiendo las compras y las salidas. Utiliza esta f√≥rmula para mantenerlo actualizado en todo momento:

(Inventario Inicial + Compras) ‚Äď Inventario Final = Inventario Usado (IU)

A través del IU podrás definir las cantidades necesarias de cada artículo que necesitará tu restaurante durante una semana. También, te ayudará a verificar los cambios que se generan durante el funcionamiento del negocio.

3. Apr√≥piate de la regla ‚ÄúPrimera entrada, primera salida (PEPS)‚ÄĚ

Se trata de acomodar los productos seg√ļn su fecha de caducidad, para tener siempre a la mano aquellos con fecha m√°s cercana. As√≠, estar√°s optimizando su uso de acuerdo a su tiempo y forma.

Aquellos alimentos con una vida √ļtil m√°s larga pueden ser almacenados con confianza, mientras que aquellos con un plazo de validez inmediato deben ser utilizados con prioridad.

4. Reduce el desperdicio de alimentos

Por si no lo sabías, el desperdicio de alimentos puede influir de forma significativa en la rentabilidad de tu restaurante, bar o cafetería. Es debido a que esto solo genera pérdidas de  dinero mensual/anual. Algunas recomendaciones que queremos darte para que evites lidiar con estas pérdidas son:

  • Procura que los alimentos est√©n a una temperatura acorde para asegurar que se conserven en buen estado.
  • Ponte al d√≠a con las fechas de vencimiento de los alimentos, procurando usar primero los que est√°n m√°s pr√≥ximos a vencerse. Tal como te lo hemos explicado en el segmento anterior.
  • Contrata proveedores que te garanticen calidad y frescura en toda la mercanc√≠a.
  • Usa la cantidad de ingredientes ajustada a las recetas, ya que los excesos provocan desperdicios innecesarios.
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4. Establece protocolos de higiene y seguridad

Es importante establecer protocolos de higiene y seguridad para garantizar que tu inventario se mantenga libre de hormigas, cucarachas, roedores; etc. En este punto te recomendamos lo siguiente:

  • Evita la acumulaci√≥n de basura.
  • Contrata empresas que sean expertas en fumigaci√≥n.
  • Funda un protocolo de seguridad donde¬† pocas¬† personas tengan acceso al inventario.
  • Instala c√°maras de seguridad para prevenir y vigilar conductas inapropiadas por parte del personal.

5. Apuesta por un módulo de inventario

Actualmente, muchos negocios de hostelería están apostando por el uso de la tecnología para ser más eficientes en sus servicios. Por eso te recomendamos poner en práctica el uso de software de gestión para controlar el inventario de forma automatizada.

Una buena herramienta es ‚ÄúPractisis‚ÄĚ, que cuenta con un m√≥dulo de inventario para administrar eficientemente el stock de tu restaurante. Con Practisis podr√°s:

  • Gestionar tu inventario y costo con recetas de forma¬† f√°cil y r√°pida.
  • Contar con sistemas de inventario f√≠sico.
  • Hacer transferencias, todo tipo de √≥rdenes de compras, cardex y m√°s.

6. Elige un horario

Lo más recomendable es determinar un horario para dedicarte a esta tarea que esté fuera de las horas picos. Preferiblemente, antes o después de finalizar la jornada de atención a los clientes.

Esta buena práctica no solo te ayudará a mantener actualizado el inventario, también te ayudará a mantener actualizada de forma exacta la información sobre los requerimientos en materiales, alimentos y recursos que necesitan para que el restaurante esté operativo. Además, es necesario que realices este proceso de forma regular. Lo aconsejable, es que lo pongas en marcha cada semana, y analices la información cada mes.

¬ŅPor qu√© necesito controlar el inventario de mi restaurante?

Un buen inventario puede ofrecerte grandes beneficios dentro de tu restaurante y aquí te  detallaremos algunos:

  • Te permitir√° mantener todos tus productos en perfecto orden.
  • Conocer√°s con mayor exactitud cu√°les son las preferencias de tus comensales.
  • Descubrir√°s los aciertos y desaciertos en el manejo del inventario.
  • Sabr√°s identificar a tiempo cu√°ndo necesitas hacer un nuevo encargo de mercanc√≠a.
  • Tus empleados podr√°n llevar a cabo sus funciones sin problemas, ya que siempre tendr√°n todo a la mano.
  • Se minimizan las posibilidades de hurtos por parte de alg√ļn empleado con malas costumbres.
  • Al saber en qu√© sitio se encuentra cada cosa, se optimiza el tiempo de trabajo de los empleados.
  • Evitar√°s las compras costosas de √ļltimo minuto.
  • Podr√°s administrar mejor tu inventario, de forma que evitar√°s que los productos caduquen en la despensa de tu cocina.
  • Podr√°s saber exactamente cu√°les alimentos se consumen en mayor cantidad.

Inventario de un bar ¬ŅPor qu√© es importante y por d√≥nde comenzar?

Si tu restaurante tiene un bar, también debes atender esta área. Aunque la mayoría lo considera una actividad tediosa, es necesario para mantener el control de inventario del bar de manera eficiente.

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El objeto es mantener una barra bien equipada, con alcohol suficiente para atender a todos los clientes y sus gustos. Tambi√©n, para conocer si el desempe√Īo de las finanzas de tu bar marchan bien, qu√© tantas p√©rdidas se generan en un periodo determinado, costo de los productos, preferencias de los clientes y stock m√≠nimo:

  • Existencia al momento de iniciar el inventario.
  • Existencia a final del mes, luego de haber hecho el inventario.
  • Existencia de entradas y salidas durante este periodo.

Una vez hayas llegado a este punto, pon en pr√°ctica la f√≥rmula del inventario utilizado (Inventario utilizado = (Inventario inicial + Inventario comprado) ‚Äď Inventario final) y comp√°ralo con las ventas para conocer las ganancias reales.

Cómo hacer el inventario de un bar en 7 pasos

Antes de nada, es importante conocer cuántas barras tiene el bar, el almacén y el refrigerador. También, el periodo en que se iniciará y se cerrará el inventario:

  1. Hojas de Excel. Hoy d√≠a es una herramienta f√°cil, accesible y efectiva para hacer inventarios de bar, no solo para ti, sino para tus empleados. Organiza las hojas por productos y zonas, para facilitar la b√ļsqueda y retirada de las botellas por orden alfab√©tico.
  2. Comienza por la barra principal. Cuenta las botellas seg√ļn su posici√≥n en la barra, y luego ve a la hoja de Excel y filtra por orden alfab√©tico, una vez que hayas terminado. En este aspecto debes considerar los datos de tipo de alcohol, marca, tama√Īo de la botella, ubicaci√≥n del producto (barra, almac√©n o refrigerador).
  3. Establece un método de conteo. El más sencillo y más utilizado es la forma visual, para saber si la botella está llena, medio lleva, llena una cuarta parte (1/4), o tres cuartas partes (3/4).
  4. Repite el proceso para cada tipo de producto. En este caso, debes aplicar el procedimiento anterior a todos los tipos de licores y bebidas, es decir, vinos, cervezas, refrescos, etc.
  5. Aplica este proceso a cada zona: Si haz comenzado por la barra principal, ahora deberás aplicarlo a todos los lugares de almacenamiento que existen. Por ejemplo, otras barras, refrigerador, almacén, bodegas, etc.
  6. Suma los totales. Ahora debes sumar los totales por cada categoría.
  7. Repite el proceso semanal o cada quince días. Así podrás conocer un inventario inicial y final, considerando que durante este periodo también habrán salidas de licor, y nuevas entradas.

Conclusiones generales

Sin duda alguna, las medidas de control en la hostelería se han vuelto claves para asegurar el buen funcionamiento de un bar, restaurante o cafetería. Por esa razón, es  importante que los restauranteros le den la importancia que meceré.  Sin importar que la situación económica te exija andar de un lado a otro para mantener la rentabilidad de tu restaurante, siempre debes dedicar tiempo al inventario.

No olvides contar siempre de la misma manera, y mantener tus periodos de inventario de forma consistente (semanal, quincenal, mensual). No solo debes guiarte por los métodos que te hemos mostrado en este post, ya que existen muchos más. Lo más importante es encontrar el adecuado para tu tipo de negocio.

Hemos llegado al final de este art√≠culo sobre c√≥mo controlar el inventario de un restaurante, ¬ŅTe pareci√≥ √ļtil esta informaci√≥n? ¬°Queremos leerte en los comentarios!

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