Cómo controlar el inventario de un restaurante: Los mejores consejos

Para controlar el inventario de un restaurante, de un bar, cafetería o restaurante es elemental establecer un protocolo de acción y seguirlo. Su misión será ayudarte a mantener todo en orden,  asegurando simultáneamente un buen sistema de higiene y seguridad.

Si quieres descubrir todo lo que preparamos para ti, solo ¡sigue leyendo! Aprenderás a controlar el inventario de un restaurante. ¡Vamos!

6 consejos efectivos para controlar el inventario de un restaurante

A continuación, te ofreceremos algunos tips que te ayudarán a mantener el control de inventarios restaurante deforma fácil y eficaz:

1. Mantén tu stock ordenado

Lo primero que necesitas hacer es mantener todo tu inventario ordenado, de forma que sea más fácil para tus empleados llevar un control exacto. Para eso, recomendamos contar con un mobiliario que pueda ayudarte a almacenar los alimentos y mantenerlos bien conservados.

Algunas ideas que pueden funcionar en la cocina de tu restaurante son:

• Instalar anaqueles de varios niveles para almacenar los alimentos y conservarlos en  buen estado.
• Instalar un frigorífico industrial y un congelador para almacenar los alimentos que requieran refrigeración.  
• Dedica un espacio exclusivo para las bebidas como refrescos, vinos, licores; etc.
• Dedica un espacio exclusivo para los artículos de limpieza, especialmente porque estos no deben estar en el mismo sitio que los alimentos.

2. Inspecciona tus entradas y salidas diariamente

Es importante que inspecciones tu inventario diariamente, para evitar el tener que realizar compras esenciales de último minuto. Además, ten en cuenta que estas compras pueden resultar más costosas de lo normal. En este caso, pon especial cuidado a los siguientes aspectos para hacer un inventario de cocina exitoso:

• Los alimentos perecederos deben ser comprados a diario.
• Los alimentos no perecederos (enlatados) deben ser comprados semanalmente o mensualmente, todo dependerá del volumen de salida.

Otro aspecto que debes cuidar es el registro del comportamiento de las entradas y las salidas. Todo esto, con el objetivo de controlar y dejar constancia de los artículos y cantidades actuales, añadiendo las compras y las salidas. Utiliza esta fórmula para mantenerlo actualizado en todo momento:

(Inventario Inicial + Compras) – Inventario Final = Inventario Usado (IU)

A través del IU podrás definir las cantidades necesarias de cada artículo que necesitará tu restaurante durante una semana. También, te ayudará a verificar los cambios que se generan durante el funcionamiento del negocio.

3. Aprópiate de la regla “Primera entrada, primera salida (PEPS)”

Se trata de acomodar los productos según su fecha de caducidad, para tener siempre a la mano aquellos con fecha más cercana. Así, estarás optimizando su uso de acuerdo a su tiempo y forma.

Aquellos alimentos con una vida útil más larga pueden ser almacenados con confianza, mientras que aquellos con un plazo de validez inmediato deben ser utilizados con prioridad.

4. Reduce el desperdicio de alimentos

Por si no lo sabías, el desperdicio de alimentos puede influir de forma significativa en la rentabilidad de tu restaurante, bar o cafetería. Es debido a que esto solo genera pérdidas de  dinero mensual/anual. Algunas recomendaciones que queremos darte para que evites lidiar con estas pérdidas son:

• Procura que los alimentos estén a una temperatura acorde para asegurar que se conserven en buen estado.   
• Ponte al día con las fechas de vencimiento de los alimentos, procurando usar primero los que están más próximos a vencerse. Tal como te lo hemos explicado en el segmento anterior.
• Contrata proveedores que te garanticen calidad y frescura en toda la mercancía.
• Usa la cantidad de ingredientes ajustada a las recetas, ya que los excesos provocan desperdicios innecesarios.

4. Establece protocolos de higiene y seguridad

Es importante establecer protocolos de higiene y seguridad para garantizar que tu inventario se mantenga libre de hormigas, cucarachas, roedores; etc. En este punto te recomendamos lo siguiente:

• Evita la acumulación de basura.
• Contrata empresas que sean expertas en fumigación.     
• Funda un protocolo de seguridad donde  pocas  personas tengan acceso al inventario.
• Instala cámaras de seguridad para prevenir y vigilar conductas inapropiadas por parte del personal.

5. Apuesta por un módulo de inventario

Actualmente, muchos negocios de hostelería están apostando por el uso de la tecnología para ser más eficientes en sus servicios. Por eso te recomendamos poner en práctica el uso de software de gestión para controlar el inventario de forma automatizada.

Una buena herramienta es “Practisis”, que cuenta con un módulo de inventario para administrar eficientemente el stock de tu restaurante. Con Practisis podrás:

• Gestionar tu inventario y costo con recetas de forma  fácil y rápida.
• Contar con sistemas de inventario físico.
• Hacer transferencias, todo tipo de órdenes de compras, cardex y más.

6. Elige un horario

Lo más recomendable es determinar un horario para dedicarte a esta tarea que esté fuera de las horas picos. Preferiblemente, antes o después de finalizar la jornada de atención a los clientes.

Esta buena práctica no solo te ayudará a mantener actualizado el inventario, también te ayudará a mantener actualizada de forma exacta la información sobre los requerimientos en materiales, alimentos y recursos que necesitan para que el restaurante esté operativo. Además, es necesario que realices este proceso de forma regular. Lo aconsejable, es que lo pongas en marcha cada semana, y analices la información cada mes.

¿Por qué necesito controlar el inventario de mi restaurante?

Un buen inventario puede ofrecerte grandes beneficios dentro de tu restaurante y aquí te  detallaremos algunos:

• Te permitirá mantener todos tus productos en perfecto orden.
• Conocerás con mayor exactitud cuáles son las preferencias de tus comensales.
• Descubrirás los aciertos y desaciertos en el manejo del inventario.
• Sabrás identificar a tiempo cuándo necesitas hacer un nuevo encargo de mercancía.
• Tus empleados podrán llevar a cabo sus funciones sin problemas, ya que siempre tendrán todo a la mano.
• Se minimizan las posibilidades de hurtos por parte de algún empleado con malas costumbres.
• Al saber en qué sitio se encuentra cada cosa, se optimiza el tiempo de trabajo de los empleados.   
• Evitarás las compras costosas de último minuto.
• Podrás administrar mejor tu inventario, de forma que evitarás que los productos caduquen en la despensa de tu cocina.
• Podrás saber exactamente cuáles alimentos se consumen en mayor cantidad.

Inventario de un bar ¿Por qué es importante y por dónde comenzar?

Si tu restaurante tiene un bar, también debes atender esta área. Aunque la mayoría lo considera una actividad tediosa, es necesario para mantener el control de inventario del bar de manera eficiente.

El objeto es mantener una barra bien equipada, con alcohol suficiente para atender a todos los clientes y sus gustos. También, para conocer si el desempeño de las finanzas de tu bar marchan bien, qué tantas pérdidas se generan en un periodo determinado, costo de los productos, preferencias de los clientes y stock mínimo:

• Existencia al momento de iniciar el inventario.
• Existencia a final del mes, luego de haber hecho el inventario.
• Existencia de entradas y salidas durante este periodo.

Una vez hayas llegado a este punto, pon en práctica la fórmula del inventario utilizado (Inventario utilizado = (Inventario inicial + Inventario comprado) – Inventario final) y compáralo con las ventas para conocer las ganancias reales.

Cómo hacer el inventario de un bar en 7 pasos

Antes de nada, es importante conocer cuántas barras tiene el bar, el almacén y el refrigerador. También, el periodo en que se iniciará y se cerrará el inventario:

1. Hojas de Excel. Hoy día es una herramienta fácil, accesible y efectiva para hacer inventarios de bar, no solo para ti, sino para tus empleados. Organiza las hojas por productos y zonas, para facilitar la búsqueda y retirada de las botellas por orden alfabético.
2. Comienza por la barra principal. Cuenta las botellas según su posición en la barra, y luego ve a la hoja de Excel y filtra por orden alfabético, una vez que hayas terminado. En este aspecto debes considerar los datos de tipo de alcohol, marca, tamaño de la botella, ubicación del producto (barra, almacén o refrigerador).
3. Establece un método de conteo. El más sencillo y más utilizado es la forma visual, para saber si la botella está llena, medio lleva, llena una cuarta parte (1/4), o tres cuartas partes (3/4).
4. Repite el proceso para cada tipo de producto. En este caso, debes aplicar el procedimiento anterior a todos los tipos de licores y bebidas, es decir, vinos, cervezas, refrescos, etc.
5. Aplica este proceso a cada zona: Si haz comenzado por la barra principal, ahora deberás aplicarlo a todos los lugares de almacenamiento que existen. Por ejemplo, otras barras, refrigerador, almacén, bodegas, etc.
6. Suma los totales. Ahora debes sumar los totales por cada categoría.
7. Repite el proceso semanal o cada quince días. Así podrás conocer un inventario inicial y final, considerando que durante este periodo también habrán salidas de licor, y nuevas entradas.

Conclusiones generales

Sin duda alguna, las medidas de control en la hostelería se han vuelto claves para asegurar el buen funcionamiento de un bar, restaurante o cafetería. Por esa razón, es  importante que los restauranteros le den la importancia que meceré.  Sin importar que la situación económica te exija andar de un lado a otro para mantener la rentabilidad de tu restaurante, siempre debes dedicar tiempo al inventario.

No olvides contar siempre de la misma manera, y mantener tus periodos de inventario de forma consistente (semanal, quincenal, mensual). No solo debes guiarte por los métodos que te hemos mostrado en este post, ya que existen muchos más. Lo más importante es encontrar el adecuado para tu tipo de negocio.

Hemos llegado al final de este artículo sobre cómo controlar el inventario de un restaurante, ¿Te pareció útil esta información? ¡Queremos leerte en los comentarios!