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Cómo ser el mejor organizador de eventos

Cómo ser el mejor organizador de eventos

Todos desean tener los mejores comentarios sobre el evento que realizaron y que cada detalle sea perfecto.

Es importante tener una buena planificación para lograr que el evento sea el mejor. Y no siempre se cuenta con el tiempo necesario para dedicarlo a esas tareas.

Por ese motivo, los organizadores de eventos son la mejor solución.

En este artículo detallaremos cuáles son cada una de las funciones que cumple un organizador de eventos, qué perfil debe tener y algunos consejos para planificar los mejores eventos sociales.

¿Qué hace un organizador de eventos?

Qué hace un organizador de eventos

Los organizadores se encargan de planificar cada aspecto de cualquier evento, como el mobiliario, la decoración, el catering, la animación y también la música. Siguen las directrices y el concepto que el cliente quiera desarrollar.

Existen organizadores de evento que trabajan en empresas dedicadas a este sector y otros que se dedican a la planificación de eventos de forma independiente.

Sin embargo, por experiencia, lo mejor es sumar conocimientos trabajando en empresas para luego independizarse.

Otro detalle sobre esta profesión es que el trabajo nunca se detiene.

Todos los días son laborales, siempre se están planificando y concretando detalles sobre un evento, mientras se firman contratos con proveedores y se agendan reuniones con posibles clientes.

Funciones del organizador de eventos

Funciones del organizador de eventos

Cada una de las tareas que cumple un organizador de eventos son importantes para lograr la perfección y sobrepasar las expectativas del cliente.

Las funciones básicas que tienen a tu cargo son:

  • Crear proyectos donde se trabaje la idea de diseño que tenga el cliente para su evento, planificando según el presupuesto con el que cuenta.
  • Explorar las distintas opciones de proveedores para elegir el que ofrezca la mejor relación de calidad, precio y cobertura de diferentes rubros, así harás una gestión correcta del presupuesto.
  • Tener una excelente comunicación con los clientes basada en la confianza, la amabilidad y la dedicación a responder todas las preguntas que existan.
  • Hacer visitas a los lugares donde se van a realizar los eventos. También tendrá a cargo a las personas encargadas de hacer las decoraciones
  • Debe garantizar que todos los proveedores cumplan con las condiciones que ha establecido el cliente.

Características de una organizadora de eventos

Características de una organizadora de eventos

Para ser una organizadora de eventos es importante tener buenas habilidades sociales, ser paciente y estructurada. También tienes que saber trabajar en equipo y ser empáticos con los compañeros de trabajo y sus clientes.

Al ser un trabajo que demanda mucho tiempo, debes saber priorizar los eventos y planificar con días de antelación.

Otras habilidades técnicas que tienen que manejar los organizadores de eventos son las siguientes:

  • Siempre estar preparado para cualquier viaje que se deba realizar. En algunos casos es ideal que se tenga el permiso de conducir vigente, pero no es obligatorio.
  • Ser una persona minuciosa con los detalles y tener gran capacidad de análisis. Es aconsejado tener conocimientos sobre creación de presupuestos y contabilidad.
  • Deben saber negociar con clientes y proveedores, además de resolver problemas con facilidad.
  • Capacidad de trabajar sin tener un horario específico y manejar situaciones de alta presión.
  • Tener un buen manejo de redes sociales.
  • Para la planificación de algunos eventos como reuniones corporativas, lo ideal es que hablen varios idiomas o lenguas de comunidades autónomas.

Tipos de eventos que puedes organizar

Tipos de eventos que puedes organizar

Los eventos se dividen según su finalidad y la relación de cercanía que tengan los clientes con los invitados. Lo más importante son los siguientes:

  • Eventos sociales: Son aquellas celebraciones como bodas, fiestas de cumpleaños y fiestas de compromiso; en las que se invitan a familiares y amigos.
  • Eventos corporativos: Son planificados para empresas que desean dar a conocer su trabajo desarrollando ferias, conferencias y congresos para captar clientes. También pueden ser celebraciones o lanzamientos de productos.
  • Eventos gubernamentales: Por lo general, son eventos planificados en base a las personalidades de interés. Suelen ser actos diplomáticos, conmemorativos, tomas de posesión o visitas de estado; que requieren de una organización mucho más formal y protocolar.

Paso a paso de la organización de eventos

Paso a paso de la organización de eventos

Son pocos los pasos que debes cumplir para organizar un evento, pero es importante que los cumplas a la perfección para ejecutar el mejor evento.

A continuación te los enumeramos los más estandarizados, sabiendo que todo cambia según el tipo de evento y las condiciones del cliente:

  1. El cliente contacta contigo a través de un número telefónico, red social o correo electrónico para agendar una cita.
  2. Al momento de reunirse, debes llevar el portafolio de los eventos que has planificado para que tu cliente conozca y observe tu trabajo. La idea es mostrar de lo que eres capaz.
  3. Cuando llegan a un acuerdo de servicio e inician un contrato para la organización se su evento, es necesario comenzar el contacto con proveedores que se encarguen de realizar cada uno de los aspectos del evento.
  4. Desde el inicio de la planificación, se le debe comunicar el estatus del evento al cliente. La idea es que mantenga la claridad en cada detalle de su evento y cómo se está concretando lo acordado.
  5. Cuando el evento esté en proceso, es importante hacer presencia para observar que todo se está llevando a cabo según lo planificado y que no hay detalles que arruinen el evento.
  6. En caso de no ser necesaria tu presencia, siempre se debe estar pendiente del teléfono en caso de una situación imprevista.
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Proveedores que necesitas como organizador de eventos

Proveedores que necesitas como organizador de eventos

Los organizadores de eventos necesitan contar con un abanico de proveedores que presten sus servicios, solo así serán capaces de unir las piezas y organizar los eventos según los gustos de los clientes y su presupuesto.

Entre los proveedores que debes tener en tu mapa, se encuentran:

  • Catering: Dependiendo del servicio, estos proveedores dan un presupuesto bajo, medio o alto. Si es necesario como parte del servicio de catering, cuentan con camareros profesionales.
  • Transporte: En el caso de eventos que son muy grandes y en lugares de poco acceso, lo ideal es contratar un servicio que movilice a los invitados con plena seguridad.
  • Viajes: Si estás organizando un evento en un lugar que está fuera de la ciudad, quizás no todos los invitados cuentan con los recursos para viajar. Por eso, es importante siempre tener el número de una agencia de viajes de confianza.
  • Alojamiento: Aunque no siempre es necesario, es bueno contar con el contacto de varias cadenas de hoteles que te puedan apoyar. Más contactos significa más posibilidades para tu cliente.
  • Entretenimiento: Este sector es muy amplio y debe ajustarse a los requisitos de cada evento. No es lo mismo un cumpleaños infantil que una despedida de soltera. En esta categoría aparecen: magos, humoristas, servicios de juegos infantiles, grupos musicales, DJ’s, etc.
  • Decoración: Es un aspecto muy importante de la fiesta que todos van a recordar. En algunos casos, el mismo organizador de eventos se dedica a realizar la decoración, pero es recomendable dejarlo en manos de proveedores para tener más tiempo para la planificación.

¿Qué estudian los organizadores de eventos?

Qué estudian los organizadores de eventos

El conocimiento y la experiencia son importantes al comenzar a captar potenciales clientes, también son elementales para realizar y ejecutar la planificación.

Existen muchos cursos certificados de organización de eventos -tanto presenciales como online- que te ayudan a dar un gran paso y te preparan para comenzar a trabajar en el sector.

Si los cursos te dejan insatisfecho, lo mejor es matricularse en la universidad para cursar un grado de protocolo y organización de eventos.

Cuando hayas culminado la carrera tienes la opción de realizar especializaciones según el sector de la organización de eventos a la que desees dedicarte. Algunas de las especializaciones son:

  • Máster Internacional en Dirección de Eventos.
  • Master Protocolo Empresarial, Protocolo Oficial y Organización de Eventos.
  • Máster Europeo en Organización y Gestión de Eventos Deportivos.
  • MBA en protocolo, producción y organización de eventos.
  • Master en Marketing, Comunicación y Organización de Eventos de Moda.
  • Máster internacional en Gestión y Organización de Eventos, Protocolo, Ceremonial y Relaciones Institucionales.
  • Wedding Planner.

Claves para triunfar como organizadora de eventos

Claves para triunfar como organizadora de eventos

La organización de eventos es una profesión que va creciendo con rapidez y es muy demandada a nivel mundial. 

Si deseas emprender en el sector de la organización, ten en cuenta estos consejos para que realices los mejores eventos.

Hay que tener contactos

Tal como te comentamos antes, como organizador no asumes todos los servicios necesarios para montar todo un evento.

Por eso, es indispensable contar con los números de contacto de los dueños de lugares para hacer el evento, servicios de catering, transporte, decoración, entretenimiento y hasta agencia de viajes.

Debes establecer alianzas con empresas y personas que tengan el mismo concepto de trabajo y responsabilidad que tu. Así estarán en sintonía durante todo el proceso de planificación y ejecución.

Creación de un fondo económico

Es importante que tengas un fondo para planificar un evento, porque no siempre los clientes van a acceder a pagar por adelantado.

Lo más común es que se pague el evento por cuotas, a conveniencia de las partes. Pero no todos los proveedores aceptarán esas condiciones.

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Parte de tu servicio es garantizar que el cliente tenga todo lo que te pidió.

Definir tu localización

Si tienes la capacidad operativa de moverte a cualquier lugar y ofrecer tus servicios como organizador de eventos, esto no será necesario.

Sin embargo, si tus servicios están acotados a un territorio específico, lo mejor es dar a conocer tus límites.

Estudia a la competencia en tu localidad. Debes enfocarte en mejorar su oferta de productos y servicios y -dentro de lo posible- presenta mejores precios.

Tener iniciativa y esforzarse al máximo

Desde el inicio de tu negocio es importante nunca desistir, recuerda que es un trabajo que requiere de mucho esfuerzo para que cada detalle del evento sea el mejor, así podrás disfrutar sus beneficios en poco tiempo.

Es muy importante estar al día con las tendencias del sector y tener el conocimiento necesario -y los proveedores- para ofrecer el servicio más actualizado a tus clientes.

Monouso podría ser uno de tus proveedores

Monouso podría ser uno de tus proveedores

Como te hemos dicho en varias oportunidades, los proveedores son muy importantes para planificar un evento, son la salvia que correrá por las venas de tu negocio, dándole vida a cada reto que te propongas.

Por eso, te presentamos nuestra propuesta.

Monouso es un reconocido proveedor de consumibles para los sectores de la restauración, hostelería, catering y organización de eventos en España.

Contamos con una amplia gama de productos, ideales para hacerte la vida más fácil y ayudarte a cumplir con los sueños de tus clientes.

Entre los productos que conforman nuestro catálogo, se encuentran:

Platos de plástico

Los platos de plástico son la opción ideal por su versatilidad y comodidad al momento de servir la mesa. Además, al ser desechables, ahorran tiempo y dinero que puede ser destinado a otros aspectos del evento.

En la tienda virtual encontrarás un abanico de opciones que van desde los platos desechables comunes, los duros con diseño y estilo elegante. Incluso encontrarás platos reutilizables y una gama de platos biodegradables.

No importa el modelo de platos, tamaño, color o material, en Monouso te ofrecemos una amplia oferta de tipos de platos, con seguridad hallarás el que se adapta al estilo del evento que estás organizando.

Cubiertos Biodegradables

Son parte de los productos de la gama ecológica que tenemos para ti en Monouso.

Se trata de cubiertos biodegradables fabricados con materiales que no dañan la naturaleza, como el bambú.

Entre otros de los productos biodegradables que ofrecemos se encuentran los cubiertos biodegradables PLA y los cubiertos fabricados con madera natural, de calidad garantizada.

Por último, como parte de su compromiso con el ambiente, se degradan con facilidad en menos de un año.

En caso de estar buscando otro tipo de cubierto, te invitamos a visitar nuestra tienda online y conocer toda la variedad que tenemos para ti.

Miniaturas Reutilizables

En los eventos y servicios de catering, las miniaturas son ideales para servir platos pequeños, tapas y aperitivos.

Las miniaturas reutilizables que te ofrecemos son fabricadas con cristal, porcelana o acero. 

Son productos ideales para causar una gran impresión y vestir de innovación cualquier tipo de evento.

Servilletas Airlaid Premium

Las servilletas airlaid premium destacan por su impresionante parecido a la tela, un acabado muy elegante, con capacidad de ser utilizadas en cualquier tipo de eventos.

En realidad, estas servilletas se elaboran con fibras de celulosa y látex natural. La unión de estos productos le ofrecen resistencia y una alta capacidad de absorción.

En nuestra tienda, están disponibles en distintos diseños, colores y estampados, para que decores las mesas como habías planeado.

Asimismo, son consideradas como las mejores sustitutas para las servilletas de tela tradicionales, con la ventaja de que no tendrás que preocuparte por su lavado y gastar grandes sumas de dinero en lavanderías.

Son utilizadas en eventos donde los detalles hacen la diferencia.

Envases de Plástico

Los envases de plástico que te ofrecemos en Monouso son los más funcionales para transportar alimentos de forma segura, algo que será fundamental para el éxito de cualquier evento.

Contamos con envases producidos en polipropileno, material que ayuda a que los envases se utilicen en el horno microondas. Otros son fabricados con poliestireno, un plástico para elaborar platos especiales para guardar comidas calientes.

También, tenemos envases elaborados con tereftalato de polietileno, ideales para almacenar comidas frías.

Sin importar el envase que necesites, todos ofrecen una gran resistencia para almacenar y transportar los alimentos.

Ingresa en la tienda virtual de Monouso y advierte cuáles son los envases que se adaptan a lo que buscas.

Ropa Hostelería

La ropa de hostelería es la indumentaria que debe utilizar todo el personal, tanto por imagen como para preservar la higiene.

En Monouso puedes comprar delantales, litos de hostelería, paños, gorros de cocinero y trapos de cocina confeccionados con las mejores telas al mejor precio.

Tenemos los tradicionales blanco y negro, también otros colores ideales para fiestas corporativas, infantiles o informales.

Productos de Higiene

La higiene es un punto muy importante al momento de planificar un evento. Garantizar los consumibles en este ítem puede ser una gran propuesta de valor para tus clientes.

Lo ideal es contar con proveedores de suministros, como papel higiénico y jabón. También es recomendable contar pañuelos desechables para que los invitados puedan secar sus manos.

En Monouso, encuentras todos estos productos de higiene que necesitas para tu mercado, al mejor precio y con un servicio de entrega, con plazo máximo de 48 horas.

Entonces, ¿Qué esperas para elegir a Monouso como proveedor?

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INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS

Responsable: Envalia Group, S.L.

Propósito: Gestionar las solicitudes realizadas a través del sitio web, enviar comunicaciones comerciales y, en su caso, compras en línea.

Legitimación: Consentimiento del interesado.

Destinatarios: Los datos sólo se transmiten a los proveedores que tienen una relación contractual con Monouso.

Derechos: Acceso a, Corrección, cancelación, oposición y otros derechos como se explica en la “Información adicional”.