Mejores sistemas de reservas para restaurante

En los últimos años, las reservas en restaurante vía online han ido en aumento, convirtiéndose en una alternativa muy rentable para la restauración. Los nuevos hábitos de consumo, cada vez más ligadas a lo digital, sumado a las medidas de la pandemia, han impulsado al auge de innovadores sistemas de reservas para restaurante. 

Pero, no solo son tendencia, estos sistemas de reservas para restaurante ofrecen una alta rentabilidad frente a los más tradicionales.

Si estás a cargo de un negocio de restauración y hostelería y todavía no conoces bien las ventajas que te ofrecen este tipo de procedimientos es el momento de descubrirlas todas a lo largo de nuestro artículo.

Con este repaso queremos ayudarte a optimizar la gestión de reservas, dándote a conocer todo lo que ofrecen los distintos sistemas de reservas para restaurante para que elijas el que mejor se adapte a tus necesidades.

Ventajas de poseer un sistema de reservas en tu restaurante

Contar con un sistema de reservas en tu restaurante, te aportará los siguientes beneficios:

• Te permite planear con eficiencia la gestión del personal. Ya que de acuerdo a la cantidad de reservas que tengas para una determinada fecha, podrás determinar cuántos empleados requerirás ese día
• También evitarás tener clientes de pie en espera de conseguir mesa, o peor aún, que se marchen al restaurante de la competencia. Estas penosas situaciones se eliminan, con el uso de un sistema de reservas
• Otra gran ventaja de los sistemas de reservas de restaurante es que permiten establecer relaciones con los clientes desde un primer momento. Por lo que, dándoles un trato atento y cordial, además de una buena experiencia gastronómica, aumentan las posibilidades de fidelizar clientes
• Los sistemas de reservas online incrementan el número de reservas ya que permiten hacer reservas a cualquier hora del día, porque su funcionamiento no está limitado a un horario de trabajo
• Otra gran ventaja del sistema de reservas online es que clientes turistas podrán hacer una reserva aún antes de emprender su viaje y sin haber llegado a su país destino.

Principales sistemas de reservas para restaurantes

La gran mayoría de los clientes realizan sus reservas a restaurantes a través de sus smartphone o tabletas. Sin embargo, aún existe otra gran parte que lo hacen a la manera tradicional, llamando por teléfono al restaurante.

De estas dos formas de reservas para restaurante, te hablaremos a continuación:

Reservas telefónicas

Aunque para muchos esta forma de sistema de reservas está pasada de moda, todavía muchos clientes la utilizan, sobre todo cuando se trata de clientes de edades avanzadas. Para que estas reservas sean exitosas, el personal que atiende las llamadas debe dispensarle al cliente un trato cordial y respetuoso, sin ponerlo en espera.

También existen centrales telefónicas de reservas que atienden las llamadas en grandes cadenas de restaurantes y franquicias. Estas centrales telefónicas de reservas garantizan una total atención a las llamadas entrantes, incrementando así la ocupación y facturación del restaurante.

Reservas online

Son los sistemas de reservas más utilizados actualmente. Es una forma de reserva muy práctica para el cliente, ya que le ahorra tiempo, y muy productiva para el restaurante porque le genera gran cantidad de clientela.

Las reservas online se pueden realizar desde cualquier lugar y a cualquier hora del día, lo cual es muy rentable para el restaurante. Además, los sistema de reservas digitales te proporcionan datos de los clientes que luego puedes utilizar en campañas de e-mail marketing y newsletters.

En cuanto al uso de estos sistemas de reservas en el sitio web de tu restaurante, existen dos opciones:

• La primera opción consiste en encargarle a un programador el diseño de tu propio software de reservas online.
• La otra opción es recurrir a un software de reservas online externo, pero que te permita utilizarlo en tu sitio web y en otras plataformas sociales y portales de reservas.

También pueden recibirse reservas a través de formularios en la web, el correo electrónico o WhatsApp, pero de esta forma la gestión debería ser totalmente manual por parte de tu equipo.

Mejores sistemas de reserva para restaurantes

En la actualidad, existe una gran variedad de herramientas digitales que facilitan el proceso de reservas en los restaurantes. Entre las más destacadas están:

1. TheFork

The Fork es el sistema de reservas más popular en España y trabaja en alianza con Tripadvisor. Cuenta con gran cantidad de usuarios, a quienes les permite hacer una valoración o reseña después de haber disfrutado de su experiencia gastronómica. 

Permite conectividad con otras plataformas, como Tripadvisor, Facebook, Google e Instagram. Exige dos euros de comisión por cada reserva que concretes a través de su canal.

2. Cover Manager

Es otro sistema de reserva de gran alcance porque hace conexión con otros canales de reserva como OpenTable. Su interfaz es fácil de usar por ser sencilla e intuitiva, esto la hace la favorita de muchos establecimientos,que prefieren su motor como sistema de reserva. En opinión de sus usuarios, es una de las mejores opciones del mercado.

3. Reservas a través de WhatsApp

WhatsApp Business posibilita nuevas formas de relacionarse con los clientes. Añadiendo un botón en una esquina de tu página web, los usuarios podrán comunicarse desde ahí por WhatsApp con tu empresa para solicitar su reserva.

4. OpenTable

OpenTable es un sistema de reserva reconocido internacionalmente. Posee un software  muy desarrollado y fácil de usar, que hasta proporciona herramientas de marketing online. Por ser un sistema de alcance internacional, te puede traer clientes de otros países que pasean por la ciudad.

Tiene muy buena conectividad ya que conecta con plataformas como Tripadvisor, Booking, Facebook, Google e Instagram.

5. Reserva online a través de un formulario

Es el sistema de reservas más sencillo y económico. Se incluye en la página web del restaurante. Allí, los clientes pueden acceder al formulario a través de un botón de llamada a la acción y rellenar datos, como vía de contacto, fecha y hora de la reserva, entre otros.

Este sistema de reservas te proporciona una base de datos que te será de utilidad en campañas de email-marketing. Para esto, debes incluir una pestaña pidiendo autorización para usar los datos en ese tipo de campañas.

Tips para optimizar la gestión de reservas en tu restaurante

Ahora repasaremos cuatro prácticas que mejorarán el proceso de reservas en tu restaurante. Si las tienes en cuenta notarás buenos resultados:

1. Designa encargados de reservas en cada turno

Designa en cada turno de trabajo a una persona en particular para encargarse de las reservas y todo lo relacionado con ellas, como controlar la disponibilidad de mesas, menú, agenda, entre otras. De esta manera te asegurarás de evitar inconvenientes que dañan la imagen y los ingresos a tu local, tales como reserva perdidas o dobles. 

2. Calcula el tiempo promedio por mesa

Determinar el tiempo que debe haber entre una reserva y otra es importante para mejorar la gestión de reservas en tu restaurante. Desconocer este dato podría acarrear inconvenientes como pasar demasiado tiempo la mesa vacía entre una reserva y la siguiente, o tener al cliente que reservó esperando a que se desocupe su mesa.

Así que, para evitar problemas, debes saber cuántas mesas están disponibles y promediar acertadamente el ciclo del servicio de tu restaurante antes de asignar los intervalos para las reservas.

3. Confirma las futuras reservas

Es muy común que algunos clientes, por distintas razones, no asistan al restaurante sin haber cancelado la reserva, impidiéndote ofrecer la mesa a otro cliente. Sí hablamos del temido no-show en hostelería. Para evitar este tipo de problema podrías contactar al cliente, ya sea por correo electrónico, vía texto o por una llamada, para solicitarle que confirme la reserva. 

También es cada vez más habitual cobrar un recargo por no presentarse, y eso nos lleva al siguiente y último punto.

4. Exige un adelanto

Solicita a la persona que hace la reserva el pago de una pequeña cantidad que luego será descontado de la factura final. Es una forma segura de evitar las cancelaciones de reservas, pues el abono, compromete más al cliente a asistir la fecha acordada o a cancelarla, cuando menos.

Esta estrategia, puede ayudarte a conseguir reservas cien por cien efectivas, y en el caso que no lleguen, el adelanto se conserva por las molestias causadas.

Ahora que conoces los sistemas de reservas para restaurante más populares y las ventajas de contar con ellos, esperemos que esto te ayude a tomar la decisión para optimizar y simplificar la gestión de tus reservas.