Qué informes de bares y restaurantes necesito para gestionar mi negocio

Los informes de bares y restaurantes son de gran utilidad para realizar las métricas de tus objetivos, identificar errores materiales y humanos o detectar nuevas oportunidades para tu negocio.

Además, con estos informes tendrás la capacidad de conocer cuáles son las fortalezas y debilidades de tu restaurante, lo que te permitirá realizar un plan para resolver los problemas a tiempo.

Cada área de tu restaurante necesita un informe. Desde el sector de ventas hasta el servicio de delivery. Parece complicado, ¿verdad?

¡Tranquilo! En este artículo, te enseñamos cómo funciona cada tipo de informe de manera rápida y sencilla para que puedas mejorar tus ingresos y la gestión de tu local.

Informe de ventas, vital para tu negocio

Los informes de ventas tienen como principal objetivo conocer la rentabilidad de tu negocio. 

Si las cifras de tu restaurante se mantienen, aumentan o se reducen, debes reflejarlo en el informe de “ventas”. De esta forma, sabrás si los cambios que has implementado están dando buenos resultados o, si por el contrario, necesitas reformular tus estrategias.

No debes confundir el informe de ventas con el informe de menú

El informe de ventas complementa al informe de menú porque estudia la rentabilidad de la oferta gastronómica propuesta en relación con otros aspectos importantes.

Por ejemplo, puedes conocer las tendencias y picos de venta según la temporada, los tiempos de visita de los clientes, descuentos ofrecidos y el tiempo que tarda en desarrollarse un servicio completo en cada una de las mesas.

La monitorización de toda esta información te salvará de cometer algunos errores y te ayudará a corregir otros antes de que sea demasiado tarde.

Informe sobre exclusiones 

No olvides hacer un informe económico sobre exclusiones. La información que incluyas en él, debería permitirte conocer el nivel de devoluciones, descuentos, invitaciones y ofertas que se han realizado en tu negocio.

De este modo, podrás llevar un control sobre qué pagos no se realizan en cada servicio y por qué. Si esta información no se controla, pueden aparecer problemas de caja, inventario e incluso generarse un mal clima de trabajo.

Es importante que las normas sobre las exclusiones se definan correctamente y sean respetadas por todos y cada uno de los empleados.

Además, estas cifras te permitirán conocer los beneficios que se obtienen en el turno de cada camarero y evaluar su nivel de rendimiento.

No obstante, recuerda que este último dato será orientativo, porque existen muchos otros factores que influyen en los beneficios de cada turno: como horas o días clave (usualmente se obtienen más beneficios en el servicio de comidas, que en el de almuerzos, por ejemplo), el clima (cuando llueve, muchos clientes prefieren quedarse en casa), el tipo de cliente (hay clientes habituales que siempre gastan más dinero que otros), etc.

El inventario y sus informes

Otro de los informes de bares y restaurantes que no puede faltar es el de inventario.

Los gastos en compras de alimentos son la segunda inversión más grande de un restaurante, únicamente por detrás del gasto en personal.

Es necesario que tu restaurante realice un informe periódico sobre los productos que se necesitan para cubrir la oferta gastronómica; especificando las cantidades además de su frecuencia de abastecimiento y uso.

Con toda esta información archivada y ordenada, puedes realizar un análisis sobre cuáles son los proveedores que más te convienen, los ingredientes de los que puedes prescindir o el número de productos que se pierden o se rompen, cosa que puede parecer un despropósito, pero que en algunos locales es del todo imprescindible.

Informes para gestionar el menú

A través de los informes de menú puedes deducir cuáles son los platos más populares entre tus clientes y los beneficios que genera para el negocio cada uno de ellos.

Esta información es especialmente importante porque los platos más populares no siempre son los más rentables. Este informe puede ayudarte a equilibrar tus menús y a generar mayores beneficios y menos gastos.

Por ejemplo, si detectamos que hay una comida que nos resulta especialmente cara de preparar, pero que gusta mucho a los clientes, podemos reducir los costes del resto de productos que acompañan el menú para aumentar el beneficio.

Sin embargo, si una comida que nos supone un sobreesfuerzo económico no tiene una gran recepción por parte de nuestros clientes, podemos sustituirla por otra que nos resulte más económica y que, quizás, tenga mejor acogida.

Con los resultados de tu análisis del informe del menú puedes realizar modificaciones en platos y obtener una mayor rentabilidad para tu restaurante sin tener que retirar el plato de la carta.

El informe para la gestión del menú va de la mano del escandallo para establecer precios en el menú acordes a al coste de sus ingredientes. Visita nuestro post sobre qué es y cómo usarlo para no equivocarte al definir tu menú.

¿Y el personal? Informe de nómina

Ningún restaurante puede funcionar sin su personal. Por eso, uno de los informes de bares y restaurantes que no puedes pasar por alto es el informe de nómina.

En los informes se detallan todos los aspectos relacionados con el personal, como su horario, su sueldo, su actitud o su capacidad de aprendizaje y cualquier otro dato que nos permita controlar su desempeño en la empresa.

Utilizar un software para registrar las entradas y salidas de los trabajadores es una buena forma de conseguir un informe de nómina minucioso.

Esta tecnología ayuda a mantener un control en las horas extra o a que se notifiquen los retrasos de personal cuando sea necesario, entre otras muchas cosas. Además, de esta manera cumplirás con al actual normativa, que exige un registro del tiempo trabajado de tus empleados.

Informe especial para delivery

Los informes del servicio de delivery son de gran ayuda para que los restaurantes mantengan la calidad en su gestión del reparto de comida a domicilio.

Hacer un informe económico de restaurante sobre el servicio de reparto permite conocer si la estrategia de pedidos y entregas es la adecuada, así como el nivel de contribución de este tipo de tareas a la economía del negocio.

Estos informes también reflejan el nivel de satisfacción de los clientes con la plataforma y el sistema de delivery en general, incluyendo quejas, reclamaciones y comentarios positivos sobre el servicio.

No hay que dejar de lado que los informes especiales de delivery ayudan a conocer los momentos del día en los que existe mayor demanda, un detalle que te permitirá planificar los horarios de los trabajadores y evitar el caos en tu negocio.

Informe sobre comportamiento de tus clientes y fidelización

Realizar un informe sobre el comportamiento y nivel de satisfacción de tus clientes te permite ofrecer un servicio especializado para aquellos que visitan tu establecimiento de manera regular, así como identificar patrones o tendencias que te sirvan para captar nuevos clientes.

Este informe analiza y registra las opiniones de tu público objetivo, los clientes frecuentes, su rango de gastos durante la visita, su nivel de fidelidad o sus platos favoritos.

No restes importancia a este informe: recuerda que te debes a tu público y mientras más lo conozcas, más efectivo serás.

Importancia de los informes de bares y restaurantes

El principal objetivo de los informes de bares y restaurantes es identificar nuestros errores a tiempo y aprovechar nuestros puntos fuertes en el momento oportuno.

Además, si conoces tus debilidades tendrás la posibilidad de convertirlas en fortalezas, pero si no sabes qué funciona en tu negocio y qué no… tus probabilidades de éxito se reducen. Y cualquier contratiempo puede convertirse en un enemigo de origen desconocido al que no sabemos cómo combatir.

Ahora ya sabes cuáles son los principales informes que deben llevarse a cabo en un bar o restaurante. Si consigues crear un archivo eficaz con todos ellos, tu conocimiento sobre tu propio negocio te permitirá gestionarlo mejor que nunca. ¿Preparado para superar tus propios límites?