Las empresas m谩s prestigiosas dan a conocer su marca a trav茅s de la organizaci贸n de eventos gastron贸micos. Esta es una manera muy efectiva de mostrar tus productos, hacer relaciones de valor y difundir tu imagen corporativa.
Ten en cuenta que para obtener el 茅xito esperado, este acontecimiento debe sorprender a tus clientes de forma positiva. Por ello, debes planificar conscientemente todos detalles, y hacer de esta experiencia 煤nica e inolvidable.
As铆 que, ponte c贸modo, ya que te daremos consejos eficaces para organizar tus reuniones de comida y bebida. 隆A por ello!
Organizaci贸n de eventos gastron贸micos 驴Qu茅 es?
Los eventos gastron贸micos son actividades y acontecimientos sociales que ofrecen servicios de alimentos y bebidas a sus invitados. Entre ellos, podemos mencionar los almuerzos de negocios, c贸cteles, las recepciones y algunos lanzamientos de productos.
En ese orden de ideas, la organizaci贸n de este tipo de reuniones ser谩 definida por varios factores como el tema, prop贸sito, n煤mero de invitados, entre otros. Es importante mencionar que el 茅xito depender谩 de tu capacidad para delegar actividades. Por ello, consideramos vital contar con un equipo integrado dispuestos a sumarse a las tareas.
9 consejos eficaces para organizar tus reuniones de comida y bebida
Montar estas actividades es posible con esfuerzo, recursos y una buena organizaci贸n. A continuaci贸n, te presentamos 9 consejos eficaces para un evento gastron贸mico inolvidable:
1. Elabora una estrategia y plan de acci贸n integral
Para iniciar, debes definir qu茅 estrategia usar谩s para desarrollar el evento gastron贸mico.
En tal sentido, te sugerimos que te re煤nas con tu equipo para reflexionar alrededor de las siguientes preguntas:
- 驴Cu谩nto tiempo durar谩 el evento?
- 驴Cu谩les comisiones establecer谩s para distribuir las responsabilidades? (log铆stica, presupuesto, protocolo, entre otros)
- 驴Qui茅n ser谩 el orador de orden?
- 驴Cantidad y condiciones de los patrocinadores?
- 驴Cu谩l ser谩 el tema y contenido del evento?
- 驴Qu茅 tipo de servicio de comida contratar谩s? (servicio a la mesa, buffet, mixto)
- 驴Qu茅 empresa de sonido ser谩 responsable de amenizar?
- 驴C贸mo presentar谩s tus productos o marcas ante la audiencia?
- 驴Cu谩l ser谩 el programa horario?
- 驴Con qu茅 presupuesto dispones?
Partiendo de esta informaci贸n, establecer谩s con tu equipo un plan de acci贸n en el tiempo para dar respuesta. Adem谩s, debes asignar un responsable a cada tarea para rendir cuentas peri贸dicamente.
2. Promueve al m谩ximo tu reuni贸n de comida y bebida
El prop贸sito de tu evento puede ser muy interesante, pero debes difundir la informaci贸n adecuadamente para obtener el impacto deseado. Es por esto que, es muy relevante que decidas la mejor manera de comunicarlo.
Puedes iniciar con invitaciones personalizadas, que har谩s llegar a los invitados v铆a email. Tambi茅n, debes sacar provecho del poder que actualmente tienen las redes sociales. Haz llegar la informaci贸n a la mayor cantidad de influencers, ya que cuentan con seguidores que multiplicar谩n el mensaje velozmente.
Asiste a entrevistas en espacios multimedia donde expliques los detalles de la actividad. Esta es una gran oportunidad para aclarar las dudas de los interesados que te contacten. Te recomendamos ser creativo, y utilizar medios masivos para apoyarte.
3. Crea una p谩gina web como canal de comunicaci贸n
Otra gran idea, es dise帽ar un portal dirigido a las personas interesadas en asistir. Con 茅l tienes la oportunidad de informar los objetivos del evento, costos, lugar y duraci贸n, entre otros. Adem谩s, te permite proyectar tu imagen corporativa e im谩genes de actividades anteriores.
Es importante que procures obtener un sitio web de calidad, ya que hablar谩 del profesionalismo de la empresa. Incluye tambi茅n un apartado para la inscripci贸n online y establece una manera de comunicarte por ese medio (buz贸n, chat, foro, etc.)
Ap贸yate en el uso de videos que incentiven la participaci贸n, e incluso puedes colocar enlaces hacia tus productos para familiarizar a los usuarios.
4. Procura atender a tu audiencia antes, durante y despu茅s del evento
Debes procurar que tus invitados se sientan atendidos en todo momento. Esto crear谩 un clima de confianza y los fidelizar谩 de entrada. Si la actividad es de gran envergadura, deber谩s establecer una comisi贸n de relaciones sociales para abarcar a todos los interesados.
Recuerda que dependiendo del 谩rea, tendr谩s que ajustar las condiciones. Por ejemplo, no es lo mismo un grupo de participantes del sector educativo, que del 谩rea de salud. Cada uno de ellos valora diferentes ambientes, tipos de comida y bebidas.
Pero independientemente de la poblaci贸n a atender, es recomendable dar un mensaje de exclusividad, ya que a todos les gusta sentirse especiales. Y finalmente, te sugerimos dejar abierto el canal de comunicaci贸n para recibir las opiniones y valoraci贸n de los participantes. Esto te ayudar谩 a mejorar en futuras actividades.
5. Determina la sede que mejor se ajuste a tus necesidades
Este es un aspecto por el cual vale la pena esforzarse. Y es que la sede es para el evento, lo que el lienzo para el pintor. Es decir que, puedes contar con los recursos m谩s abundantes y de mejor calidad, pero en un sitio incorrecto no ir谩s a ninguna parte.
Por eso, toma el tiempo para visitar diferentes espacios. Haz un recorrido por tu comunidad, solicita presupuestos, pregunta las ventajas que te ofrecen. Y finalmente, socializa lo encontrado con tu equipo para definir cu谩l se ajusta m谩s al concepto.
No olvides que la sede es una variable que condiciona muchos aspectos de planificaci贸n. Por ejemplo, el servicio de sonido no te dar谩 presupuesto hasta que conozca la capacidad ac煤stica del sitio. As铆 que procura definir este aspecto con mucha anticipaci贸n.
6. Contrata un servicio de catering de altura
Llegamos a un aspecto fundamental de nuestro post, ya que no existen eventos gastron贸micos sin comidas y bebidas. En tal sentido, nuestra sugerencia es contratar un servicio con experiencia probada en este tipo de actividades.
Por otra parte, consideramos que debes establecer reuniones peri贸dicas para definir c贸mo quieres el servicio. Ten en cuenta que eres t煤 quien le plantear谩s los objetivos del evento, sin embargo no te cierres a escuchar sugerencias. Ciertamente, es probable que puedan ayudarte al compartir sus experiencias en acontecimientos similares.
No olvides los detalles relacionados con el tema log铆stico, y trata el tema con toda la formalidad del caso. Coloca por escrito todos los aspectos relacionados con horas de entrega, cantidades de alimentos, descarga, entre otros.
7. Haz 茅nfasis en una buena presentaci贸n de los alimentos
En acontecimientos gastron贸micos, los alimentos y bebidas son protagonistas. Acompa帽an el mensaje que deseas transmitir y ayudan a que la experiencia sea grata y significativa. Por ello, debes esforzarte en presentar la comida de la mejor manera posible.
En tal sentido, reflexiona sobre las mejores maneras para causar una impresi贸n positiva en los comensales. Evita que las preparaciones se vean aburridas, agr茅gale sabor y color a los platillos.
Tambi茅n, debes armonizar lo anterior con la decoraci贸n del sal贸n. Procura que las mesas, sillas y platos combinen con el tema del evento gastron贸mico. No dudes en consultar con tu equipo (o comisi贸n de ambientaci贸n) sobre las opiniones que tengan al respecto.
8. Presenta un men煤 variado
En primer lugar debes sondear cu谩les son los h谩bitos y restricciones alimenticias de los participantes. Despu茅s de tener esta informaci贸n, piensa en elaborar un men煤 que tenga el potencial para satisfacer la mayor cantidad de personas.
Ten en cuenta que, los gustos entre comensales var铆an mucho. Por eso, te recomendamos que selecciones por lo menos 2 opciones de platos principales y 2 de postres. Tambi茅n piensa en incluir algunos entremeses, una bater铆a de condimentos, bebidas calientes y fr铆as.
Entre los alimentos que puedes incluir, te sugerimos:
- Puedes iniciar con algunos aperitivos. Los m谩s utilizados en actividades de este tipo son canap茅s, s谩ndwiches y boller铆as.
- Como platos principales piensa en preparaciones como paella valenciana, pastas, carnes varias, ensaladas y sopas.
- En los postres puedes agregar natillas, tartas, helados, gofres, caracolas y galletas varias.
En cuanto a las bebidas, tambi茅n te damos algunas ideas:
- C贸cteles varios como mojito, pi帽a colada, ron punch, margarita y diversos vinos.
- Agua mineral en abundancia, refrescos, zumos de frutas variadas.
- Bebidas calientes como caf茅, t茅 e infusiones.
9. Recuerda dar un toque ecofriendly a la actividad
Para finalizar deseamos, sugerir un concepto muy difundido en los 煤ltimos a帽os. Cada d铆a son m谩s los negocios de hosteler铆a que profundizan en la conciencia ambientalista desde el uso racional de los recursos.
Por ello, te recomendamos usar vajilla desechable para servir y trasladar los productos. Estos art铆culos no afectan el sabor de los alimentos y se degradan sin la intervenci贸n humana. Y algo importante, pueden ser personalizados para hacer juego con tu imagen corporativa y sumarse al concepto del evento.
De esta manera hemos concluido este art铆culo sobre c贸mo organizar eventos gastron贸micos. A partir de aqu铆, te corresponde poner en pr谩ctica los conocimientos adquiridos para impresionar a tus clientes e invitados.
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