Gastos de un hotel: ¿cómo presupuestar?

Debido a su pertenencia al sector del turismo, la hotelería figura entre los negocios más rentables en los que pueda invertirse; sin embargo, para que rinda ganancias verdaderamente fructíferas, es necesaria una buena gerencia en la que se asuman responsabilidades puntuales como planeación, evaluación, control y óptima contabilización de recursos. Atendiendo a ello, evaluar los gastos de un hotel se vuelve imperioso.

¿Cómo presupuestar los gastos de un hotel?

La realización de un presupuesto de hotel no es tarea sencilla, aunque será necesario evaluar diferentes asuntos, no son otros que los costes, los más importantes de todos. Los especialistas, invitan en primera instancia a atender los Costes Semi-variables, separando su parte fija de la variable.

Si bien en principio probablemente resulte abrumador, ira siendo cada vez menos complejo, conforme vaya creándose conciencia de que se trata solo de estimaciones, por lo que habrán de irse trabajando sobre la marcha.

¿Determinar los gastos de un hotel? no sin la información necesaria: 

Antes de comenzar a realizar un plan de presupuesto de gastos de hotel, será necesario tener a la mano los datos del año anterior – o en su defecto, del que está por concluir – teniendo a la mano el cierre, Forecast, estimación de cierre o Previsión, estará abonado parte del camino.

Supóngase un hotel de 100 habitaciones cuyo Room Nights disponible sume 36.500 y tenga una ocupación del 82,2%; partiendo el ejercicio de sólo los Ingreso por alojamiento – aunque en el resto de ingresos se aplican los mismos criterios – se tendrá una producción, room renueve o facturación de 1.800.000 euros por cada 30.000 Room Nights (pernoctaciones) vendidas si el precio medio estipulado (ADR) se fija en 60 euros.

La organización de los costes:

Los costes que figuran dentro de los ingresos y gastos de un hotel pueden ser variables, semi-variables o fijos; dentro de la primera categoría se engloban aquello que pueden asignarse a una habitación vendida – por ejemplo, servicios de limpieza de ropa de cama – mientras que los segundos reúnen el pago de energía y limpieza de pisos, dejando a los seguros, nómina del equipo directivo y alquiler, parte del tercer grupo.

Para simplificar la organización de los costos, conviene desglosar los Semi-variables, haciéndolos variables o fijos según se ajusten mejor; la idea es lograr un listado de los 9más importantes en cada categoría, dejando el décimo puesto vacante para agrupar los que sobran. Resulta elemental, que no sobrepasen el 5% a 10% del importe total.

El siguiente paso consiste en realizar un estimo de Costes para el año siguiente, ¿cómo? a través de los crecimientos o ahorros manejando cifras en absoluto y en porcentajes; el resultado será el cálculo del Punto Muerto del negocio, o lo que es igual, la cantidad de Room Nights necesarias para cubrir los gastos de un hotel que sean fijos.

El cálculo de los ingresos:

El ADR y la cantidad de pernoctaciones vendidas es lo que determina los ingresos de un hotel. Supóngase el siguiente escenario, una cantidad de Room Nights facturada al año que suma los 30.000 a un precio medio de 60 euros, atendiendo este par de variables, se facilita esclarecer y ejecutar una buena estrategia  de negocios; por ejemplo si se desea un crecimiento del 5%, las posibles medidas a tomar serían:

• Incrementar el ADR a 63€
• Trabajar en base a las pernoctaciones llevándolas por encima de los 31.500 RNs
• Una opción conjunta en la que se incremente un par de euros al ADR y el Room Nights suba 1.3 puntos, alcanzando un 81,3% de ocupación.

Indistintamente de la alternativa elegida, el resultado ha de ser el aumento en la facturación que se traduce a 1.890.000 euros.

Consideraciones elementales para que esto funcione:

Es importante, que estas estimaciones se realicen en cada Segmento de clientes del hotel, considerando además la temporada ¿Qué quiere decir esto? ejecutar la estimación mensual en función del Calendario de Demanda, de esta forma, podrá estimarse el crecimiento – o decrecimiento – considerando ARD, precio y ocupación.

Aunque puede hacerse en el apartado de Costes, habrán igualmente de deducirse los Costes de Distribución y comisiones que se llevan las OTAs; no obstante, se aconseja incluirlos en los ingresos a fin de que figuren como Ingresos Netos.

Es de esta manera que la estimación del Coste medio de Distribución en % se convierte en una herramienta funcional para medir dentro de la estrategia, el posible crecimiento sea en venta directa o distribuida.

Teniendo costes e ingresos, es momento de montar el presupuesto anual y periodificar

La estimación de gastos de un hotel en función de ingresos y egresos, brinda la oportunidad de calcular el Margen; con la información recopilada, lo que sigue es montar el cuadro de Ingresos y Costes-Gastos.

La importancia de ello, radica en la posibilidad de realizar ajustes por mes, ya que se contarán con las estimaciones de variaciones mensuales calculadas en los en Ingresos a partir del ADR y la cantidad de Room Nights, lo que a su vez sirve para determinar:

• Margen de contribución mensual al quitar los Gastos variables.
• Ingresos Netos, si se deducen los Costes de Distribución.
• Margen Neto, en el supuesto de restar los Gastos Fijos.

¿Qué pasa con las Previsiones o Forecast?

Durante la ejecución del ejercicio puede igualmente realizarse el Forecast o Previsiones de cómo serán los resultados, sea que se prefiera mensual o trimestral; de hecho, grandes cadenas hoteleras o multinacionales, acostumbran a hacerlos semanalmente, pero para quienes desean medir los gastos de un hotel pequeño, esto pierde sentido.

El paso final, entender el negocio:

Adiestrarse en el manejo de los gastos de un hotel puede resultar abrumador, sin embargo, una buena forma de entender el negocio puede estar en conectar con el Presupuesto en forma de Cuenta de Resultados anual.

Para ello se deberá vaciar – en forma de Cuentas de Resultados – todos los datos obtenidos en el presupuesto de ingresos y gastos o Costes, cuidando de que la información quede bien estructurada a fin de que sea sencillo su entendimiento.

El Cuaderno de Trabajo no puede faltar:

Aunque la era digital lo ha atrapado todo, los métodos tradicionales no dejan de funcionar, por lo que si se desea seguir el proceso fácilmente, conviene tener a disposición un Cuaderno de trabajo (Workbook) en el que se reúnan los cuadros y esquemas que servirán de guía.

Desde Monouso esperamos que toda la información te haya sido útil y te deseamos mucha suerte en tu futuro proyecto. No dudes en contactar con nosotros para poder, quizás ser , tu futuro proveedor.

¡Te esperamos!