Consejos para la organización de eventos gastronómicos

Las empresas más prestigiosas dan a conocer su marca a través de la organización de eventos gastronómicos. Esta es una manera muy efectiva de mostrar tus productos, hacer relaciones de valor y difundir tu imagen corporativa.

Ten en cuenta que para obtener el éxito esperado, este acontecimiento debe sorprender a tus clientes de forma positiva. Por ello, debes planificar conscientemente todos detalles, y hacer de esta experiencia única e inolvidable.

Así que, ponte cómodo, ya que te daremos consejos eficaces para organizar tus reuniones de comida y bebida. ¡A por ello!

Organización de eventos gastronómicos ¿Qué es?

Los eventos gastronómicos son actividades y acontecimientos sociales que ofrecen servicios de alimentos y bebidas a sus invitados. Entre ellos, podemos mencionar los almuerzos de negocios, cócteles, las recepciones y algunos lanzamientos de productos.

En ese orden de ideas, la organización de este tipo de reuniones será definida por varios factores como el tema, propósito, número de invitados, entre otros. Es importante mencionar que el éxito dependerá de tu capacidad para delegar actividades. Por ello, consideramos vital contar con un equipo integrado dispuestos a sumarse a las tareas.

9 consejos eficaces para organizar tus reuniones de comida y bebida

Montar estas actividades es posible con esfuerzo, recursos y una buena organización. A continuación, te presentamos 9 consejos eficaces para un evento gastronómico inolvidable:

1. Elabora una estrategia y plan de acción integral

Para iniciar, debes definir qué estrategia usarás para desarrollar el evento gastronómico.

En tal sentido, te sugerimos que te reúnas con tu equipo para reflexionar alrededor de las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto tiempo durará el evento?
• ¿Cuáles comisiones establecerás para distribuir las responsabilidades? (logística, presupuesto, protocolo, entre otros)
• ¿Quién será el orador de orden?
• ¿Cantidad y condiciones de los patrocinadores?
•  ¿Cuál será el tema y contenido del evento?
• ¿Qué tipo de servicio de comida contratarás? (servicio a la mesa, buffet, mixto)
• ¿Qué empresa de sonido será responsable de amenizar?
• ¿Cómo presentarás tus productos o marcas ante la audiencia?
• ¿Cuál será el programa horario?
• ¿Con qué presupuesto dispones?

Partiendo de esta información, establecerás con tu equipo un plan de acción en el tiempo para dar respuesta. Además, debes asignar un responsable a cada tarea para rendir cuentas periódicamente.

2. Promueve al máximo tu reunión de comida y bebida

El propósito de tu evento puede ser muy interesante, pero debes difundir la información adecuadamente para obtener el impacto deseado. Es por esto que, es muy relevante que decidas la mejor manera de comunicarlo.

Puedes iniciar con invitaciones personalizadas, que harás llegar a los invitados vía email. También, debes sacar provecho del poder que actualmente tienen las redes sociales. Haz llegar la información a la mayor cantidad de influencers, ya que cuentan con seguidores que multiplicarán el mensaje velozmente.

Asiste a entrevistas en espacios multimedia donde expliques los detalles de la actividad. Esta es una gran oportunidad para aclarar las dudas de los interesados que te contacten. Te recomendamos ser creativo, y utilizar medios masivos para apoyarte.

3. Crea una página web como canal de comunicación

Otra gran idea, es diseñar un portal dirigido a las personas interesadas en asistir. Con él  tienes la oportunidad de informar los objetivos del evento, costos, lugar y duración, entre otros. Además, te permite proyectar tu imagen corporativa e imágenes de actividades anteriores.

Es importante que procures obtener un sitio web de calidad, ya que hablará del profesionalismo de la empresa. Incluye también un apartado para la inscripción online y establece una manera de comunicarte por ese medio (buzón, chat, foro, etc.)

Apóyate en el uso de videos que incentiven la participación, e incluso puedes colocar enlaces hacia tus productos para familiarizar a los usuarios.

4. Procura atender a tu audiencia antes, durante y después del evento

Debes procurar que tus invitados se sientan atendidos en todo momento. Esto creará un clima de confianza y los fidelizará de entrada. Si la actividad es de gran envergadura, deberás establecer una comisión de relaciones sociales para abarcar a todos los interesados.

Recuerda que dependiendo del área, tendrás que ajustar las condiciones. Por ejemplo, no es lo mismo un grupo de participantes del sector educativo, que del área de salud. Cada uno de ellos valora diferentes ambientes, tipos de comida y bebidas.

Pero independientemente de la población a atender, es recomendable dar un mensaje de exclusividad, ya que a todos les gusta sentirse especiales. Y finalmente, te sugerimos dejar abierto el canal de comunicación para recibir las opiniones y valoración de los participantes. Esto te ayudará a mejorar en futuras actividades.

5. Determina la sede que mejor se ajuste a tus necesidades

Este es un aspecto por el cual vale la pena esforzarse. Y es que la sede es para el evento, lo que el lienzo para el pintor. Es decir que, puedes contar con los recursos más abundantes y de mejor calidad, pero en un sitio incorrecto no irás a ninguna parte.

Por eso, toma el tiempo para visitar diferentes espacios. Haz un recorrido por tu comunidad, solicita presupuestos, pregunta las ventajas que te ofrecen. Y finalmente, socializa lo encontrado con tu equipo para definir cuál se ajusta más al concepto.

No olvides que la sede es una variable que condiciona muchos aspectos de planificación. Por ejemplo, el servicio de sonido no te dará presupuesto hasta que conozca la capacidad acústica del sitio. Así que procura definir este aspecto con mucha anticipación.

6. Contrata un servicio de catering de altura

Llegamos a un aspecto fundamental de nuestro post, ya que no existen eventos gastronómicos sin comidas y bebidas. En tal sentido, nuestra sugerencia es contratar un servicio con experiencia probada en este tipo de actividades.

Por otra parte, consideramos que debes establecer reuniones periódicas para definir cómo quieres el servicio. Ten en cuenta que eres tú quien le plantearás los objetivos del evento, sin embargo no te cierres a escuchar sugerencias. Ciertamente, es probable que puedan ayudarte al compartir sus experiencias en acontecimientos similares.

No olvides los detalles relacionados con el tema logístico, y trata el tema con toda la formalidad del caso. Coloca por escrito todos los aspectos relacionados con horas de entrega, cantidades de alimentos, descarga, entre otros.

7. Haz énfasis en una buena presentación de los alimentos

En acontecimientos gastronómicos, los alimentos y bebidas son protagonistas. Acompañan el mensaje que deseas transmitir y ayudan a que la experiencia sea grata y significativa. Por ello, debes esforzarte en presentar la comida de la mejor manera posible.

En tal sentido, reflexiona sobre las mejores maneras para causar una impresión positiva en los comensales. Evita que las preparaciones se vean aburridas, agrégale sabor y color a los platillos.

También, debes armonizar lo anterior con la decoración del salón. Procura que las mesas, sillas y platos combinen con el tema del evento gastronómico. No dudes en consultar con tu equipo (o comisión de ambientación) sobre las opiniones que tengan al respecto.

8. Presenta un menú variado

En primer lugar debes sondear cuáles son los hábitos y restricciones alimenticias de los participantes. Después de tener esta información, piensa en elaborar un menú que tenga el potencial para satisfacer la mayor cantidad de personas.

Ten en cuenta que, los gustos entre comensales varían mucho. Por eso, te recomendamos que selecciones por lo menos 2 opciones de platos principales y 2 de postres. También piensa en incluir algunos entremeses, una batería de condimentos, bebidas calientes y frías.

Entre los alimentos que puedes incluir, te sugerimos:

• Puedes iniciar con algunos aperitivos. Los más utilizados en actividades de este tipo son canapés, sándwiches y bollerías.
• Como platos principales piensa en preparaciones como paella valenciana, pastas, carnes varias, ensaladas y sopas.
• En los postres puedes agregar natillas, tartas, helados, gofres, caracolas y galletas varias.

En cuanto a las bebidas, también te damos algunas ideas:

• Cócteles varios como mojito, piña colada, ron punch, margarita y diversos vinos.
• Agua mineral en abundancia, refrescos, zumos de frutas variadas.
• Bebidas calientes como café, té e infusiones.

9. Recuerda dar un toque ecofriendly a la actividad

Para finalizar deseamos, sugerir un concepto muy difundido en los últimos años. Cada día son más los negocios de hostelería que profundizan en la conciencia ambientalista desde el uso racional de los recursos.

Por ello, te recomendamos usar vajilla desechable para servir y trasladar los productos. Estos artículos no afectan el sabor de los alimentos y se degradan sin la intervención humana. Y algo importante, pueden ser personalizados para hacer juego con tu imagen corporativa y sumarse al concepto del evento.

De esta manera hemos concluido este artículo sobre cómo organizar eventos gastronómicos. A partir de aquí, te corresponde poner en práctica los conocimientos adquiridos para impresionar a tus clientes e invitados.

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