Albaranes en restaurantes: ¿cuánto tiempo se deben conservar?

¿Cuánto tiempo se deben conservar los albaranes en restaurantes? Muchos administradores de negocios de restauración suelen tener esta y muchas otras dudas sobre este documento mercantil.

Hemos preparado este artículo con la intención de arrojar luz sobre los albaranes porque sabemos que el cumplimiento a cabalidad de los deberes fiscales es fundamental para todo negocio hostelero.

Aquí conocerás sobre los tipos de albaranes que existen, qué debes hacer con ellos una vez facturados, cómo se relacionan el albarán con una factura y otros interesantes detalles.

¿Qué es el albarán y cuál es su importancia?

Queremos asegurarnos de que aclares todas las dudas sobre este tema, así que para empezar lo haremos con una definición de albarán. Se trata de un documento que emite el proveedor cuando ha entregado un producto al comprador o ha prestado un servicio al cliente, antes de realizar la factura.

Es decir, un albarán confirma la realización de una transacción comercial, pero no corrobora que se haya efectuado el pago de dicha transacción. El pago solo se comprueba a través de una factura.

Los albaranes no tienen validez fiscal por lo cual su uso no es obligatorio, sin embargo su utilización es muy importante por varias razones. En primer lugar, te permite constatar que los productos comercializados concuerden con los facturados.

Además, el albarán es la constancia que tiene el vendedor de que el cliente recibió su pedido. Este aspecto es primordial, sobre todo cuando se involucra una tercera empresa que se encarga de las entregas y necesita demostrar la debida entrega del paquete.  

En definitiva, un albarán ratifica con la firma del comprador, que este queda conforme con la mercancía recibida y exime al vendedor de cualquier inconveniente o reclamo después de la entrega. Incluso, un albarán debidamente firmado es aval para exigir legalmente la cancelación de la factura.

Datos que debe contener un albarán

Para que un albarán tenga validez debe incluir la siguiente información debidamente registrada:

• En primer lugar reflejará el lugar y la fecha en que fue emitido.
• Debe visibilizar el código que lo identifica.
• Incluir la información que identifique claramente, tanto al vendedor como al comprador.
• Dirección o domicilio de los involucrados en la transacción.
• También debe señalar el sitio y la fecha de entrega de la mercancía.
• La cantidad y descripción unitaria de los productos o servicios.
• Incluir el precio en el caso de ser un albarán valorado, pero realmente este dato no es indispensable en los albaranes.
• Firma y sello del receptor.

Tipos de albarán

Los albaranes se clasifican en dos tipos, de acuerdo a la información que se registre en ellos. A continuación, te hablaremos de cada uno de estos tipos:

 Albarán valorado

Es el albarán que registra el precio por separado de cada uno de los productos adquiridos, con sus respectivos descuentos, en caso de que se le haya hecho. También pueden señalar el IVA y el monto total de la compra.

Albarán sin valorar

Se denomina albarán no valorado a aquel que no refleja el precio de la mercancía. Solamente informa de la cantidad de productos y la descripción de cada uno de ellos.

Diferencias entre facturas y albaranes

Seguidamente te explicaremos la diferencia que existe entre una factura y un albarán. Analízalas para que en el futuro no la confundas.

• La factura demuestra el pago de una operación comercial, mientras que el albarán solo confirma que se ha producido la entrega del producto.
• Los albaranes no son de carácter obligatorio al llevar a cabo una transacción comercial, mientras que la factura sí lo es.
• Otra importante diferencia es que el albarán no es válido para efectos tributarios o fiscales, como lo es la factura.
• Toda factura siempre debe reflejar el precio unitario y total de los productos. Por su parte, los albaranes pueden incluir el precio o no, dependiendo si es valorado o no valorado.
• Solamente de las facturas se podrá deducir el IVA, nunca de los albaranes, aun cuando sean valorados.
• El albarán jamás puede sustituir a la factura, sino que la complementa.

¿Hay que conservar todos los albaranes de un restaurante?

Tu negocio tiene la obligación de conservar los albaranes solo si al emitir una factura haces referencia a ellos. Es decir, si expresas que estás facturando el albarán código tal, por un monto de tantos euros, entonces no podrás deshacerte de este albarán.

Lógicamente, este albarán deberás adjuntarlo a dicha factura, ya que la información registrada en el albarán complementa la factura de venta.

En el caso que la factura contenga la misma información que se registró en el albarán, entonces sí podrás desechar el albarán. Puesto que la factura especifica todos los detalles de la venta, no será necesario que los conserves.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los albaranes en restaurantes?

El Código de Comercio estipula un lapso de conservación de las facturas de 6 años mínimos. Por lo tanto, los albaranes que complementen tus facturas deberás mantenerlos archivados, y anexados a sus respectivas facturas, por lo menos 6 años.

Una vez transcurrido el tiempo estipulado por el Código de Comercio podrás deshacerte de ellos. 

¿Qué pasa si firmas el albarán y luego notas un deterioro en la mercancía?

Para evitar inconvenientes, lo más aconsejable es revisar muy bien la mercancía antes de firmar el albarán. Si luego de firmar, compruebas que el producto vino dañado y los daños son de fábrica, tendrás 30 días para hacer el reclamo.

Pero si el daño lo ocasionó la empresa de transporte que te hizo la entrega, lo más probable es que no logres compensar los daños. Ya que al firmar el albarán sin revisar el estado de la mercancía, los libraste de toda responsabilidad y será muy difícil que reparen el error.

¿Te ha quedado claro cuánto tiempo debes conservar los albaranes de tu restaurante? Esperamos que así haya sido. Y ten presente que el correcto uso de todos tus documentos es clave para evitar futuros inconvenientes en tu negocio.